Le tableau des effectifs fonction publique territoriale
Chaque collectivité territoriale doit tenir à jour le tableau des effectifs fonction publique territoriale qui recense le nombre d’emplois
-
- par grade,
- par cadre d’emplois
- par filière.
et pour chacun, affecté les dépenses de personnel pour l’année en cours et le budget prévisionnel de l’exercice suivant.
Le tableau des effectifs fonction publique territoriale doit être annexé au budget prévisionnel.
Le tableau des effectifs fonction publique territoriale devra être mis à jour à chaque mouvement de personnel (entrées ou sorties).
En ce sens, le tableau des effectifs fonction publique territoriale peut être construit de façon à devenir un outil de pilotage de la masse salariale :
- la prévision budgétaire
- la gestion au cours de l’exercice
- la prospective à court, moyen et long terme.
La prévision budgétaire
Chaque année, le secrétaire de mairie ou le directeur général des services doivent élaborer une prévision du montant de la masse salariale qui s’intègrera dans le budget prévisionnel appelé « budget primitif » de la collectivité.
La prévision budgétaire apporte 3 types de données comparatives des exercices n-1, n (évolution) et n+1 (prévision budgétaire)
L’analyse de la masse salariale dissociera 2 types d’éléments :
- Les éléments contraints c’est à dire les éléments sur lesquels la collectivité n’a aucune ou très peu de capacité à intervenir :
-
- L’octroi obligatoire d’un élément de rémunération comme la NBI pour un agent qui en remplit les conditions ou le supplément familial de traitement SFT.
- Les évolutions légales et réglementaires comme le changement de statut d’un agent, l’augmentation de la valeur du point, l’augmentation du SMIC, les variations annuelles des taux de cotisations sociales.
- Les mouvements de personnel (mutations, retraites, décès, invalidités, disponibilités et détachement de droit).
- Le « GVT » (glissement vieillesse technicité) qui évalue la masse salariale liée au vieillissement et à l’avancement de carrière des agents à effectif constant :
- avancements de grades et promotions internes [glissement]
- avancements d’échelons [vieillesse],
- titularisations des agents suite à réussite à concours ou examens professionnels [technicité]).
- Les éléments liés aux choix de la collectivité c’est à dire les éléments sur lesquels la collectivité a la maîtrise
- Les créations de poste,
- Les promotions internes,
- Les primes et indemnités,
- Les heures supplémentaires, les charges accessoires comme la protection sociale, l’indemnisation du chômage ; les frais de formation, le personnel saisonnier, etc.
La gestion de la masse salariale
Le pilotage de la masse salariale et le tableau des effectifs fonction publique territoriale s’inscrivent toujours dans la nécessité
- de visualiser le passé, l’existant, le prévisionnel
- de suivre chaque mois le différentiel entre le budget et le réalisé.
La prospective budgétaire
Le pilotage de la masse salariale nécessite de se projeter à
- court terme (N+1 et N+2)
- moyen terme (N+3)
- Long terme (N+5)
- Très long terme (N+10)
La tentation est grande bien souvent de voir se multiplier les tableaux qui en terme de suivi deviennent compliqués à mettre à jour par les services comptables.
Il convient donc à la collectivité de construire son tableau de bord avec les informations obligatoires demandées par la règlementation et les informations et indicateurs dont elle a besoin.
Cela implique :
- De concevoir un ou 2 tableaux de bord synthétiques fondés sur des indicateurs chiffrés et limités qui permettent de suivre selon une fréquence mensuelle ou trimestrielle l’évolution des principales dépenses
- rémunération principale,
- régime indemnitaire,
- les heures supplémentaires etc.
- De détecter de manière anticipée les écarts voire les anomalies pour proposer des réajustements
- De centraliser l’information et de la rendre accessible aux élus.
De nombreux logiciels aujourd’hui permettent de paramétrer et d’extraire les informations souhaitées automatiquement.
Le tableau de bord de la collectivité dans un environnement financier de plus en plus étroit est un outil managérial indispensable.
Nous vous accompagnons dans sa mise en place.
Cabinet de conseil au service des collectivités territoriales
Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :
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La gestion des effectifs dans la collectivité territoriale
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