Le retour à l’emploi agent collectivité territoriale
Pour une collectivité territoriale, le retour à l’emploi agent collectivité territoriale après absence longue durée d’un agent quelle qu’en soit le motif doit être traitée avec le plus grand soin : retour de congé parental, retour de congé maternité, retour suite à un accident du travail mais aussi retour à l’emploi agent collectivité territoriale suite à un cancer, suite à un burn out ou une dépression nerveuse.
Pour illustrer nos propos, commençons par une situation vécue au démarrage d’une mission d’audit :
« dans ce service, il y a beaucoup d’absentéisme… Dans ce service sur 8 personnes, 3 agents sont en absence longue durée ! », des maux de dos, du mal être, le 3e on ne sait pas mais avant l’arrêt ça ne se passait pas bien avec ses collègues »…
Notre première question est : « Que faites-vous pour qu’ils reviennent ? »
Evidemment, souvent, il y a un grand étonnement et pas de réponse à cette question…
Or c’est bien la question que doit se poser la collectivité… que peut-on faire pour que l’agent opère un retour à l’emploi après absence longue durée ?
Désertion professionnelle
« Désinsertion professionnelle », le retour à l’emploi agent collectivité territoriale après absence longue durée est redoutée. Après une absence de longue durée, l’agent a le plus souvent perdu ses repères voire son sentiment d’appartenance.
De la même façon la longue absence d’un agent dans les petites équipes est souvent vécue durement, parfois comme une trahison. Le retour à l’emploi agent collectivité territoriale peut être mal vécue.
Statistiquement, plus l’arrêt de travail a été long plus le risque de rechutes après la reprise (donc de nouveaux arrêts) est grand surtout pour les séniors.
Au sein de votre collectivité l’absentéisme est un sujet préoccupant dans un contexte d’effectifs contraints ou en baisse et depuis ces dernières années, les absences de longue durée ne cessent d’augmenter d’année en année.
L’absence d’anticipation du retour à l’emploi agent collectivité territoriale et le manque d’accompagnement des agents de retour dans leur emploi peuvent avoir 3 conséquences :
- Déprofessionnalisation de l’agent : réduction ou perte de productivité, perte de compétences notamment si mise en place de nouveaux outils pendant son absence, erreurs et oublis, pas de méthodes de travail…
- Mal-être au travail et comportement négatif lié le plus souvent à du stress et des peurs…
- Dégradation de l’ambiance au sein du service : perte de cohésion et ressenti négatif de l’équipe… ce sont toujours les bons éléments en premier qui demandent leur mutation ce qui aboutit une perte de compétences pour la collectivité.
Un ré-onboarding de l’agent retour à l’emploi agent collectivité territoriale est nécessaire
Vous mettez en place une procédure d’onboarding à l’embauche d’un nouvel agent ? Faites là même chose lorsqu’un agent est de retour à son poste après une période de longue durée.
Si la procédure de réintégration peut varier en fonction du poste et du motif de l’absence, sa finalité est, elle, toujours la même.
Il s’agit de faire en sorte que l’agent se réintègre dans son poste de travail et dans son environnement de travail.
Même si l’agent a beaucoup d’ancienneté, la collectivité doit partir du principe que plusieurs aspects de l’organisation ont fortement évolué et il faut donc faire comme si c’était un nouvel agent.
La démarche de retour à l’emploi agent collectivité territoriale
Les étapes du ré-onboarding lors d’un retour à l’emploi après absence longue durée peut différer en fonction du motif de l’absence.
- Si l’absence est planifiée, la collectivité doit impliquer l’agent dans la préparation de son absence. Avant son départ, validez avec lui ses dates de départ et de retour (si prévue) et en informer son équipe. Pour faciliter la passation, vous pouvez également le charger de la formation de son remplaçant.
- Maintenir le contact avec l’agent pendant l’absence. Quand cela est possible et avec l’accord de l’agent, essayer d’entretenir le lien tout au long de son absence. Pour cela n’hésitez pas à le/la tenir informé(e) de changements importants dans la collectivité (ex: réorganisation dans l’équipe, nouveaux recrutements, etc). Aussi, vous pouvez prendre de ses nouvelles régulièrement.
- Préparer le retour de l’agent. surtout dans le cas où l’arrêt n’était ni planifié et qu’il n’y a pas eu de contact pendant l’absence.
Semaine précédente le retour à l’emploi agent collectivité territoriale après absence longue durée
La semaine précédant du retour de l’agent, un « référent » RH ou la DGS doit prendre contact avec l’agent et établir avec la planification de son retour :
- La visite auprès du médecin de travail que la secrétaire de mairie aura obtenu
- L’heure de reprise du poste et par quoi il commence si l’entretien de retour ne se déroule pas à son arrivée
- L’heure de l’entretien de retour à l’emploi
Le jour du retour à l’emploi agent collectivité territoriale après absence longue durée
L’agent revient peut-être dans un environnement différent : nouveaux collègues, nouvelle organisation, nouveaux objectifs.
Le risque d’isolement existe pour l’agent.
Le premier jour du retour doit permettre à l’agent de se sentir accueilli dans l’équipe.
Pourquoi ne pas organiser un petit déjeuner de retour ? notamment si l’agent revient en période de vacances scolaires ou le premier mercredi de son retour.
Il s’agit de faire de l’accueil un moment chaleureux.
L’entretien de reprise de poste doit se faire dès que possible. Dans l’idéal au début de la journée.
En cas d’impossibilité, il s’agit de lui fixer le rendez-vous dans la journée ou le lendemain.
Si le contact a été maintenu avec le salarié pendant son absence : l’entretien peut être assez court c’est-à-dire a minima ½ heure. Sinon le référent RH devra bien prévoir 1 heure d’entretien.
L’entretien Agent/référent RH ou DGS retour à l’emploi agent collectivité territoriale
Le référent RH dédié à l’entretien ou la DGS doit le préparer soigneusement. L’objectif est d’échanger sur l’ensemble des sujets touchant à l’agent :
- De votre compréhension des raisons de son arrêt de travail et de la possibilité de bénéficier de quelques consultations auprès d’un psychologue de la collectivité (le suivi peut se faire à distance par téléphone et permettre à l’agent de se repositionner dans son poste de travail et dans l’équipe au sein de la collectivité). Pour votre information, de nombreuses caisses de retraite, mutuelle ou prévoyance prévoient ce type d’accompagnement et proposent dans le cadre d’une convention de participation la mise en place de ce type de prestations qui ne coûtent donc rien à la collectivité ou avec un budget très restreint.
- Sa description de poste réactualisée avec des objectifs et les indicateurs de mesure des objectifs à atteindre.
- L’organisation du travail en termes d’horaires, de moyens, de matériels.
- Eventuellement, la formation qu’il va suivre dans les semaines qui suivent pour une bonne reprise de son poste de travail.
- Enfin la mise en place des journées « DILO » en anglais Day In the Life Of », c’est une journée passée avec un agent 2 fois par an. Une journée DILO donne une vue précise du poste de l’agent et permet au référent RH
- D’analyser l’organisation en observant la façon dont elle occupe l’agent
- Le comportement de l’agent et des autres membres de l’équipe dans le contexte dans lequel il se trouve.
Par contexte, j’entends tout ce qui compose le poste de travail et l’organisation du travail au sein de la collectivité
- Les objectifs, les règles de gestion RH (existent ? ou n’existent pas ?)
- Les comportements (bons ? ou mauvais ?)
- Les modes de management (valorisants ? ou dévalorisants ?)
- Les modes de fonctionnement (facilitants ? ou compliqués ?)
- Les modes de reporting (pilotage ? ou aucun pilotage ?)
- Les ressources ? (Limités ? ou abondants ?)
Comment mener l’entretien d’un retour à l’emploi après absence longue durée ?
Le maître mot : l’écoute
L’agent de retour dans la collectivité a le plus souvent des interrogations. Le référent RH doit être particulièrement attentif à ce qu’il puisse les exprimer. Il peut même l’encourager. C’est le moment de se projeter ensemble sur le poste et ses évolutions. Les envies de changement, les besoins de formations peuvent être abordés.
Communiquer sur la collectivité
Il s’agit de parler des faits marquants pendant l’absence de l’agent et exprimer Où en est l’organisation ? ou en sont les dossiers ? Le référent a tout intérêt à effectuer un état des lieux complets de l’organisation actuelle de la collectivité et mettre en exergue particulièrement les projets qui impliquent l’agent et l’importance de son rôle et de sa place.
Evaluer correctement les missions
Le sujet des horaires ou de l’aménagement du poste de travail est évoqué par téléphone avant le retour en principe surtout s’il s’agit d’une reprise en mi-temps thérapeutique. Le besoin de reprise en douceur s’exprime parfois au cours de l’entretien. Dans ce cas, le référent RH peut proposer un allégement de la charge de travail la première semaine pour laisser le temps à l’agent de reprendre ses marques.
Passer en revue la fiche de poste et les objectifs sont une bonne façon de bien définir ou redéfinir ce qui est attendu par l’organisation et les moyens mis à sa disposition pour que le travail se passe dans de bonnes conditions.
Après l’entretien, accompagner dans la durée le retour à l’emploi après absence longue durée
L’entretien retour à l’emploi agent collectivité territoriale permet d’évoquer tous les sujets au jour J. Cependant le retour ne se joue pas sur la seule première semaine. Il faut souvent un peu de temps à l’agent, à l’équipe et au manager pour s’adapter.
Si cela s’avère opportun, d’autres entretiens peuvent être programmés. Ils permettront au référent RH de garder un œil vigilant sur d’éventuelles difficultés et éviter des absences liées aux conditions de travail.
L’objectif d’un DILO n’est pas de voir comment l’agent occupe le poste (vision psychologique) mais comment le poste (l’organisation) occupe l’agent (vision organisationnelle). La méthode passe par l’agent pour analyser l’organisation.
La compréhension de ce postulat est importante à expliquer à l’agent pour qu’il n’ait pas le sentiment qu’on veut le « fliquer ».
Le DILO permet :
- D’observer en détail la réalité du terrain sur un plan quantitatif (quantification des tâches et activités du poste) et qualitatif (à quoi le poste emploie-t-il l’agent qui l’occupe ?)
Il s’agit d’observer des faits mais aussi les ressentis de l’agent (satisfactions, frustrations, mécontentement etc.).
- De repérer les sources d’optimisation : gestion du temps imparfaite, répartition des tâches pas planifiée, manque d’outils ou de matériels, interactions avec les autres non optimisées.
Cabinet de conseil au service des collectivités territoriales
Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :
- L’audit organisationnel
- Le pilotage rh comme moyen d’optimiser les coûts : gestion du temps de travail collectivité territoriale, gestion des congés collectivité territoriale, gestion des effectifs collectivité territoriale, gestion des rémunérations, gestion des recrutements, gestion de la formation.
- Le management du changement
- L’ingénierie et plan de formation et ateliers d’entraînement des pratiques.
- La gestion de carrière des agents et bilans de positionnement.
Prenez contact avec nous, pour échanger sur vos problématiques.
Le retour à l’emploi d’un agent
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