Le groupe de travail de la collectivité territoriale
Le travail en commission ou en groupe de travail est un mode de travail très puissant dans le management de projets collectivité territoriale.
Mettre en place des groupes de travail a de nombreux intérêts :
- associer des parties prenantes pour favoriser les échanges et le partage de réflexion
- impliquer l’encadrement collectivité territoriale dans un management participatif tout en optimisant la gestion du temps
- favoriser la participation de tous et de leur expression (ce qui n’est pas possible en plénière)
- permettre une participation plus forte des agents et faire exprimer des idées ou des agents qui n’osent pas en grand groupe
- favoriser une plus grande connaissance et compréhension des agents qui constituent le groupe de travail
- faciliter le partage d’expériences voire de ce qui est vécu comme des difficultés
L’organisation d’un groupe de travail collectivité territoriale
L’organisation d’un groupe de travail collectivité territoriale se résume en 4 éléments :
Définir un coordinateur ou meneur du projet
Le meneur du projet doit définir à chaque commission ou groupes de travail les règles du jeu
- la durée des travaux
- le thème de la commission
- de réserver la salle de réunion au moins 48 h avant
- les livrables attendus et notamment la restitution devant le groupe tout entier
Le meneur du projet passe dans les commissions en tant qu’observateur.
Il peut aussi être amené à répondre à des questions ou recadrer un point particulier non abordé.
Un animateur par groupe de travail collectivité territoriale et un rapporteur
Chaque groupe de travail se réunit 2 ou 3 fois et chaque commission désigne son animateur et son rapporteur.
C’est l’animateur qui gère la gestion du temps et la façon de travailler du groupe de travail.
L’animateur se pose en
- clarificateur lors du brainstorming des idées et en les regroupant éventuellement
- reformulateur pour obtenir l’attention et le feed back des participants
- modérateur pour faire en sorte que tout son groupe participe et canaliser ceux qui monopolisent la parole
- motivateur pour susciter des précisions ou une analyse approfondie
- synthétiseur pour dégager des conclusions et faciliter la prise de note du rapporteur.
C’est donc le rapporteur qui prend des notes et qui établit la synthèse et propose à son groupe sa restitution.
Le rapporteur assiste l’animateur
- dans la synthèse
- dans la mise en exergue des différents points abordés et des divergences de points de vue.
Des petites salles ou bureaux
Chaque groupe de travail doit pouvoir se réunir dans un lieu fermé et approprié.
Définir un plan de travail en commission
L’animateur du groupe de travail mobilise le groupe sur le travail à accomplir.
Il aide à la création d’une bonne ambiance de travail.
Il rappelle le thème et organise un tour de table pour recueillir le sentiment de chacun sur la question posée.
Il fédère le groupe sur l’atteinte d’un objectif de travail et suscite l’échange d’idées.
15 minutes avant la fin de la réunion, il dresse la synthèse finale de la séquence de travail pour proposer la suivante.
A la dernière séquence de travail il propose au rapporteur de présenter au groupe de travail de présenter sa restitution.
Chaque membre du groupe donne son accord sur cette restitution.
Un temps de restitution auprès de tout le groupe
C’est le temps de la restitution du travail de chaque groupe de travail et de présentation des différents travaux au groupe tout entier.
Cabinet de conseil au service des collectivités territoriales
Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :
- L’audit organisationnel
- Le pilotage rh comme moyen d’optimiser les coûts.
- Le management du changement et animation de commission ou d’un groupe de travail collectivité territoriale
- L’ingénierie et plan de formation et ateliers d’entraînement des pratiques.
- La gestion de carrière des agents et bilans de positionnement.
Prenez contact avec nous, pour échanger sur vos problématiques.
Le travail en commission
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