Les frais professionnels, quels traitements dans le droit du travail ?
| Droit du travail | Droit de la sécurité sociale | |
| cotisations ordinales | Cour de Cass du 30 mai 2018, les cotisations ordinales exigées pour l’ensemble des professionnels pas dans l’intérêt de l’entreprise ne sont pas des frais professionnels | Cour de Cass. soc du 5 mars 1992, ce sont des frais professionnels remboursés en exonération de charges sociales |
| avantages en nature logement et repas | Pour apprécier le respect du SMIC on prend en compte (à défaut d’accord collectif fixant des montants différents) L’avantage en nature repas à hauteur du minimum garanti – L’avantage en nature logement | L’avantage en nature repas fixée par repas chaque début d'année L’avantage en nature logement est fixée en fonction de la rémunération du salarié et du nombre de pièces principales |
L’avantage en nature repas
Le salarié nourri gratuitement par l’entreprise bénéficie d’un avantage en nature soumis à charges sociales. Il n’y a pas d’avantage en nature si les repas sont fournis du fait des obligations professionnelles du salarié. Il y a alors un remboursement frais de repas.
Pour qu’un remboursement frais de repas d’affaires ne devienne pas un avantage en nature…, il doit répondre à trois critères précis :
• une dépense à caractère exceptionnel,
• des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
• des dépenses dûment justifiées par la production d’une facture qui mentionne la date du repas, l’identité des participants et le montant de la dépense (non abusif).
avantage en nature nourriture
• Un repas : 4,95 euros en 2021
• Deux repas (un jour) : 9,90 euros en 2021
Ce montant forfaitaire est une évaluation minimale quel que soit le montant de la rémunération du salarié.
L’avantage en nature voiture
2 situations
Peut-on attribuer une catégorie de véhicules différents à deux salariés occupant la même fonction ?
Oui selon un récent arrêt de la cour de cassation du 27 mars 2013 car occuper la même fonction ne suppose pas une situation identique. Si l’employeur doit respecter le principe de l’égalité salariale, elle ne s’applique qu’à la rémunération du salarié. Ainsi, il admet que l’entreprise puisse accorder à un commercial une voiture d’une catégorie supérieure qu’à un autre commercial si cette différence provient d’une caractéristique différente telle qu’une expérience plus importante ou d’un secteur plus grand etc..
L’avantage en nature logement
Les tranches de rémunération sont déterminées sur la base du plafond mensuel de sécurité sociale (3 428 euros pour 2021).
L’avantage en nature logement dépend de la rémunération du salarié.
Le barème intègre les avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage, garage, cave) à leur valeur réelle.
| < 1 714 €(0,5 plafond mensuel de la Sécurité sociale, PMSS) | ||
| > 1714 € < 2 056,79 € (0,6 PMSS): | ||
| > 2 056,79 € < 2 399,59 € (0,7 PMSS): | ||
| > 2 399,59 € < 3 085,19 € (0,9 PMSS): | ||
| > 3 085,19 € < 3 770,79 € (1 PMSS): | ||
| > 3 770,79 € < 4 456,39 euros (1,3 PMSS): | ||
| > 4 456,40 € < 5 141,99 € (1,5 PMSS): | ||
| > 5 142,00 € |
Voiture électrique et avantages en nature
Évaluation de l’avantage en nature dans le cas d’une voiture électrique
La mise à disposition par l’employeur d’un voiture électrique ou d’une borne de recharge a été précisée dans un arrêté pour la période du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2022 inclus.
S’agissant tout d’abord de la mise à disposition d’une voiture électrique, l’arrêté précise qu’il faut prendre en compte :
– Les dépenses engagées (à savoir l’amortissement ou le coût global annuel de la location + les frais d’entretien et d’assurance) hors frais d’électricités supportés par l’employeur pour la recharge de la voiture
– Un abattement de 50%, dans la limite de 1800 euros annuels
– en ce qui concerne les frais professionnels, s’agissant de la mise à disposition d’une borne de rechargement, l’utilisation de cette dernière par un salarié à des fins non professionnelles est évaluée à hauteur d’un montant nul.
Un nouvel arrêté est attendu à compter du 1er janvier 2023 pour prendre en compte la différence de coût à cette date entre un véhicule électrique et un véhicule thermique équivalent à cette date.
et les autres avantages en nature ?
comme
– un voyage offert par l’employeur dans le cadre d’un challenge commercial = AN à évaluer au réel alors que le voyage d’affaires constitue un frais professionnel mais attention que pour le salarié (donc si famille, AN à évaluer au réel)
– les vêtements de travail fournis par l’employeur etc…
La fourniture gratuite d’articles d’habillement par l’employeur = AN
Le remboursement de dépenses d’habillement par l’employeur = avantage en espèces
sont exclus de l’assiette de cotisations :
– les vêtements de protection individuelle( art. R. 4321-5 du CT)
– les vêtements d’entreprise spécifiques à une profession + objectif de salubrité, de sécurité ou concourent à la démarche commerciale de l’entreprise.
L’avantage en nature NTIC
Les NTIC, c’est quoi ?
Selon la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003, c’est :
- Téléphonie mobile
- Micro-ordinateurs portables ou non
- Progiciels, Modems d’accès à un télécopieur
- Ordinateurs de l’entreprise
- Internet…
Comment évaluer les avantages en nature NTIC ?
Soit les dépenses réellement engagées, soit un un barème forfaitaire. Cette évaluation devient obligatoire lorsque l’entreprise fournit au salarié un outil pour un usage exclusivement privée (exemple : un ordinateur de bureau)
si évaluation dépenses réellement engagées
Avantage en nature = dépense engagée * (temps d’utilisation privé / temps total d’utilisation)
si l’évaluation est forfaitaire
Avantage en nature = 10% * prix d’achat TTC (ou coût de l’abonnement TTC)
Ce mode d’évaluation est obligatoire lorsque l’employeur n’est pas en mesure de justifier le temps passé à titre privé et/ou le montant des dépenses réellement engagées.
Une information RH accessible à tout moment sur les frais professionnels, les frais kilométriques, la voiture de service, la voiture de fonction.
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