De l’utilité des réunions collectivité territoriale
Au sein de la collectivité territoriale, les réunions sont nombreuses. Nombreux les managers et élus de la collectivité territoriale qui ont l’impression de passer leur vie en réunion. Une réunion fait partie de la communication territoriale et a toujours du sens puisqu’elle crée du collectif que la réunion se déroule en visio ou dans une salle physiquement.
- Chaque réunion doit avoir son objectif ou ses objectifs. Tous les participants doivent en être avisés préalablement pour la préparer. 100 % des participants jouent un rôle dans la qualité et l’efficacité de la réunion.
- Plus l’objectif de la réunion est claire pour tous, plus le groupe est efficace. Plus l’enjeu est important, plus la préparation est importante.
- La qualité de la réunion repose sur la qualité de la préparation par l’animateur.
- Tout le monde peut animer une réunion à condition de respecter une méthodologie simple et de bien appréhender le schéma de la communication.
Pour organiser des réunions toujours efficaces en interne ou avec des parties prenantes de la collectivité, voilà quelques suggestions bien utiles.
les réunions collectivité territoriale : La préparation de la réunion
Préparer la réunion aussi bien dans son contenu que dans sa logistique (salle, table, le rétroprojecteur, l’ordinateur ou autre matériel), éventuellement des supports à remettre.
Préparer la réunion c’est déterminer une heure de début et une de fin, faire un plan de réunion, une introduction, une conclusion et timer des séquences de travail et d’échanges.
les réunions collectivité territoriale : L’accueil des participants
Si votre réunion correspond au début de la journée de travail, accueillir les participants autour d’un café peut être une façon de créer le lien par exemple, mais attention à le prévoir dans la durée de la réunion et à respecter le temps de la séquence.
Une bonne réunion commence par un respect des horaires.
les réunions collectivité territoriale : Le lancement de la réunion
L’introduction est importante pour créer les bonnes conditions de l’échange. Si les participants ne se connaissent pas, la réunion peut démarrer par un tour de table si la présentation des participants ne s’est pas faite pendant le café.
L’animateur rappelle le sujet, l’objectif et la durée de la réunion. Il rappelle les règles de respect dans les échanges.
L’animateur demande à quelqu’un d’assurer le compte-rendu de la réunion s’il ne l’a pas prévu dans la préparation. Il peut également lui demander d’être avec lui le gardien du temps pour faire respecter le timing.
Le compte rendu de la réunion devra idéalement être envoyé dans les 48 heures suivant la réunion.
les réunions collectivité territoriale : L’animation de la réunion
Etre un animateur, c’est :
- Distribuer la parole entre les participants
- Veiller à ce que chaque participant puisse parler
- Réguler les échanges : les participants ne parlent pas tous en même temps, une équité dans les temps d’intervention de chaque participant, le traitement des cas particuliers doit être évité et expliqué qu’ils seront traités à part.
- Reformuler régulièrement les points évoqués
- Synthétiser chaque point avant de passer au suivant une façon de faciliter le travail de la prise de notes.
Quel que soit l’objectif de la réunion, son efficacité résidera dans la capacité de l’animateur de mettre en action tous les participants.
Soyez innovants dans vos méthodes ! Nous vous en suggérons quelques-unes.
Les réunions collectivité territoriale les plus fréquentes
les réunions collectivité territoriale : La réunion d’information
C’est le format de réunion le plus répandu au sein d’une collectivité pour communiquer une information descendante à l’ensemble des agents ou d’un service et transmettre des messages importants.
Un point de vigilance : la réunion d’information, c’est 30 minutes pas plus. Après, les participants perdent en attention.
les réunions collectivité territoriale : La réunion de service
La réunion de service est un rendez-vous récurrent avec les personnes d’une même équipe. Le but est de réunir tous les agents pour faire un point sur les projets en cours, les problèmes éventuels et l’humeur du moment.
Un point de vigilance : elle peut se dérouler en visio mais privilégier la réunion sur site pour entretenir l’esprit d’équipe.
Si elle est programmée le lundi, une réunion de service peut être utile pour aligner les priorités et aborder les problèmes ou les blocages. C’est également un moment privilégié pour l’encadrant et son équipe de passer en revue l’avancement d’un projet ou des dossiers. Ce sont en principe des réunions de 2 heures maximum sauf si avec la réunion de service, l’encadrant prend un moment pour faire de la formation sur des points techniques.
Les principaux avantages des réunions de service :
- outil de cohésion des agents d’un même service : le fait de réunir toute l’équipe permet de créer des liens entre agents… car pourquoi pas la commencer en prenant un café tous ensemble.
- moyen efficace pour un manager de bien s’assurer d’une bonne compréhension des objectifs et des dossiers et projets.
- outil de partage des informations et de faire circuler de nouvelles idées.
- la réunion de service est un excellent outil pour favoriser la participation des agents pour les amener à trouver eux-mêmes à résoudre les problèmes collectivement.
Les bonnes pratiques en matière de réunion de service
- un objectif clair
- un ordre du jour envoyé aux agents la veille pour que les agents puissent venir avec les éléments, des commentaires, des questions et des idées
- des horaires qui seront à respecter
- encourager l’échange et la communication
- à chaque point, reformuler et déterminer les mesures ou actions à faire
- suivre les tâches
- valoriser les progrès
les réunions collectivité territoriale : La réunion « flash »
La réunion « flash » dure moins d’1/2 heure mais elle est systématique et ritualisé dans son déroulement.
Son efficacité et son utilité réside dans le duo « engagement-bilan » pour chaque participant. Aujourd’hui j’ai prévu de faire ça avec cet objectif… et le lendemain de dire je l’ai fait et je l’ai envoyé aux autres services.
La réunion « flash » met l’équipe dans une synergie positive sur des actions concrètes. Elle se déroule souvent le matin et peut être animé tous les jours par un membre du service différent. Chacun répond à 3 questions :
- ce que j’ai fait hier (bilan de l’engagement précédent)
- ce que je veux faire aujourd’hui (engagement suivant)
- ce qui m’empêche d’avancer ou 1 problème
- 1 question ou 1 information ou 1 anecdote
Pendant cette réunion, il ne s’agit pas ni de répondre à la question, ni de transmettre des documents ou autres livrables. Cela allongerait la réunion qui perdrait de son utilité et de son intérêt.
Pour l’équipe c’est une façon de valoriser leur travail, de rendre visible son travail. Pour le manager ou le maire c’est une façon de récolter de précieuses informations sur les problèmes évoqués et identifiées, sur les questions posées et de faire avancer le collectif.
La plupart des problèmes évoqués trouvent une solution par l’équipe elle-même dans la journée qui suit.
La réunion flash s’accompagne d’un tableau de suivi (les outils comme slack ou trello sont des facilitants et ils ont des versions gratuites).
Sur le tableau papier ou digital, sont notés par chaque participant : son engagement du jour, son problème, sa question.
Cabinet de conseil au service des collectivités territoriales
Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :
- L’audit organisationnel
- Le pilotage rh comme moyen d’optimiser les coûts : gestion du temps de travail collectivité territoriale, gestion des congés collectivité territoriale, gestion des effectifs collectivité territoriale, gestion des rémunérations, gestion du retour à l’emploi collectivité territoriale, gestion des recrutements, gestion de la formation.
- Le management du changement (gestion de projets collectivité territoriale, mettre des entretiens professionnels mobilisateurs et utiles, stratégie territoriale collectivité, gestion rh collectivités territoriales, animation d’un groupe de travail collectivité territoriale, conduite du changement suite à réorganisation, marketing territorial pour développer l’attractivité d’un territoire, performance des encadrants grâce à des formations, co-construction d’outils de communication des collectivités territoriales, animation de réunions collectivités territoriales…).
- L’ingénierie et plan de formation et ateliers d’entraînement des pratiques.
- La gestion de carrière des agents et bilans de positionnement.
Prenez contact avec nous, pour échanger sur vos problématiques.
La gestion des réunions collectivité territoriale
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