Guide d’entretien de recrutement agents territoriaux

La méthodologie du recrutement agents territoriaux

La réussite d’un entretien de recrutement agents territoriaux repose en partie sur la qualité du questionnement.

Votre questionnement dans l’entretien de recrutement agents territoriaux doit être précis. Ne faites pas des questions fermées.

Votre objectif est d’y recueillir le maximum d’informations.

Ne faites pas des questions dont les réponses sont induites non plus. Lorsqu’une réponse ne vous convient pas, posez en une autre ?

La réponse doit être factuelle, qualifiée ou quantifiée. A chaque réponse faites-lui donner des exemples, des réalisations, des projets etc…

C’est l’intérêt d’être en équipe pour évaluer un candidat.

Vous recherchez le meilleur candidat ?

Le candidat recherche la meilleure collectivité aussi.

Les meilleurs profils sont attirés par le défi et cela doit se ressentir dès les entretiens.

Préparez vos entretiens de recrutement agents territoriaux !

Vos entretiens car pour nous il est important de « rencontrer » le candidat plusieurs fois. Déjà, certains pensent que rencontrer les candidats plusieurs fois ne fait pas de meilleurs recrutements… vous avez raison si c’est pour faire la même chose et poser les mêmes questions à chaque entretien…

Mais pour nous il n’est pas question de ça comme il n’est pas question que les entretiens soient à sens unique…

un bon recrutement c’est avant tout la meilleure correspondance entre vos attentes et votre besoin et les motivations (motifs d’action) d’un agent et donc chaque entretien doit permettre aux 2 parties d’échanger, partager, communiquer sur ses valeurs, s’évaluer en situation…

Plus vous mettrez en place des outils divers, plus vous créerez ou non des synchronicités qui confirmeront aux parties l’envie de faire un bout de chemin ensemble sans rien cacher des objectifs, des dysfonctionnements, des enjeux.

Certains entretiens de recrutement agents territoriaux peuvent se faire en visio. Toute la phase de pré-qualification peut se faire en distanciel si le candidat est éloigné géographiquement de votre collectivité.

Le nouvel embauché travaillera en équipe et au sein d’une équipe… Impliquez les agents de la collectivité dans le recrutement et impliquez les élus dans la réussite du recrutement. Ils seront aussi acteurs de la bonne intégration du nouvel agent et de sa réussite dans l’atteinte des résultats attendus.

Impliquer les élus dans le recrutement agents territoriaux

si votre recrutement concerne un poste d’accueil ou d’administration, intégrer dans l’entretien vos adjoints est une excellente chose.

D’abord pour le candidat qui rencontre l’équipe d’élus en place et peut les questionner sur des sujets qui lui tiennent à cœur. Pour les élus d’échanger, de poser les questions qui sont importantes pour eux.

En participant au recrutement ils auront envie que le candidat choisi s’intègre bien dans la collectivité territoriale.

Pour ne rien oublier, nous vous proposons d’appliquer une méthodologie d’entretien pour le ou les entretiens sur site : T.A.P.Q.E.

T = Timing de l’entretien

Si vous décidez de faire un entretien en journée… cela signifie que vous vous rendez disponible le temps nécessaire (pas de téléphone, pas de lecture de mails, pas d’interruption…).

Impossible ? alors programmez un entretien en fin de journée…

Si vous définissez un timing : 19 h 00 – 20 h 30 ou 19 h 00 – 21 h 00 ?

Lorsque vous avez convoqué le candidat, vous lui avez donné les horaires…

et tenez-les !

Vous envoyez des signes positifs au candidat de crédibilité, de respect des engagements, d’une bonne organisation, etc…

Prendre du temps pour rencontrer les candidats est important… faire des entretiens de 4 heures, cela apporte t-il quelque chose ?

A = Accueillir et présenter au candidat le déroulement de l’entretien

Durée : 15 minutes

Généralement lors de cet entretien sur site, le candidat à ce stade n’a pas eu de contacts ou peu de contacts avec les élus.

La phase d’accueil et de présentation des parties prenantes est donc essentielle pour créer le lien entre les parties.

Toutes les parties prenantes doivent être en possession du

• CV du candidat
• du profil de poste à recruter
• de tous documents utiles au recrutement.

Exemple :

Je vous donne un exemple de présentation de démarrage et d’accueil au sein d’une mairie pour le recrutement d’un.e secrétaire général.e de mairie

Chaque entretien doit avoir un animateur (qui a préparé l’entretien)

• le maire
• un adjoint
• un intervenant extérieur

Une bonne animation ne s’improvise pas.

Nous accompagnons fréquemment les élus des collectivités territoriales dans l’animation et l’observation, le questionnement pour relancer un échange, un débat etc.

L’accueil va commencer

• par un tour de table des élus présents et ce qu’ils font au conseil municipal
• par l’énonciation des règles du jeu par l’animateur de l’entretien collectif
• par une présentation en quelques mots du candidat à l’ensemble des gens présents

Le maire doit donner les règles du jeu de cet entretien collectif au candidat

P = analyse du Parcours du candidat

Durée : 60 minutes

Les animateurs de cette séquence : l’ensemble des parties prenantes.

Dans notre exemple, ce sont les conseillers municipaux, le maire, le candidat

Vos questions doivent permettre :

• une analyse approfondie du Rôle, des objectifs et résultats de chaque expérience du candidat en dénichant des informations concrètes, précises et chiffrées.
• un retour d’Expériences du candidat pour évaluer le recul qu’il en a : forces, atouts, points de progrès, valeurs, qualités, défauts… son auto analyse de ses réalisations, de ses réussites, de ses échecs, de ses souhaits.

En tant qu’accompagnateur, dans le questionnement, nous vous aidons à :

• décoder les stratégies d’évitement et les « faux » défauts pour finir par s’approcher d’une information fiable et utile dans le contexte du poste et de l’environnement de la collectivité.
• analyser en détail les raisons des transitions de carrière : c’est une mine d’or pour comprendre la performance, le réseau et la logique du candidat.
• évaluer les motivations du candidat sur le long terme : a-t-il une vision et un fil conducteur dans sa carrière ?

Les profils qui ont une vision pour eux sont souvent les meilleurs.

Exemple

L’exemple d’un questionnement efficace dans la phase d’exploration du Parcours candidat : le Quintilien

Dans notre cas de recrutement du secrétaire général.e de mairie, il s’agissait de questionner sur son rôle dans son organisation actuelle et ses résultats :

quel est le rôle et le périmètre d’action du candidat sur telle ou telle tâche ?

Si plusieurs parties prenantes, comment était organisée l’équipe projet ?

Qui manageait le projet ? le candidat ? en quoi ça consistait de manager le projet ?

Quels résultats obtenus (quantitativement ou qualitativement) ?

Idées de question :

• quels étaient les objectifs du candidat à ce poste ?
• Les a-t-il atteints ? Demandez le maximum de détails, de chiffres et d’éléments tangibles ;
• quelles ont été très concrètement vos principales réalisations ?
• Le cas échéant, n’hésitez pas à « scinder » la question pour bien comprendre ses réalisations à chaque étape
• « Quelles ont été vos principales réalisations durant cette première année de prise de poste ? Et la deuxième année ? », etc.) ;
• quels ont été vos principaux succès ? vos principaux échecs ? Pourquoi ?

Creusez ces questions, ne vous contentez pas de réponses superficielles, demandez des détails et n’hésitez pas à le « titiller » quand vous sentez qu’il n’a pas beaucoup de recul et qu’il pense qu’il a « tout réussi ».

Comment le candidat parle-t-il de ses échecs ? » comment a-t-il rebondi ?

Ce que vous cherchez à savoir pendant l’entretien de recrutement agents territoriaux :

◗ comprendre la réalité du périmètre fonctionnel du candidat (ce dont il avait réellement la charge) pour sonder les compétences qu’il a acquises ;

◗ savoir combien de personnes étaient sous sa responsabilité directe

Votre questionnement doit s’orienter pour avoir un maximum de faits qui répondent à ce que vous cherchez.

Évaluation de son équipe :

Quels points forts et points de progrès de sa hiérarchie ? concrètement qu’est-ce qu’il a mis en place pour renforcer ses points forts et le compléter dans ses points de progrès ?

Quelle note sur 10 il donnerait à chacun de ses collègues ? et chaque fois lui faire expliquer pourquoi ?

Cette étape a deux volets :

• des questions directes sur les qualités et défauts
• des questions sur l’évaluation générale que donneraient – sous forme de notes – ses supérieurs hiérarchiques de la personne

Idées de questions en entretien de recrutement agents territoriaux :

• Je m’excuse pour cette question directe mais je suis intéressé de savoir quels sont, selon vous, vos principaux défauts et qualités ?
• Si nous demandons une référence à votre ancien supérieur hiérarchique quand vous étiez chez X, que dirait-il de vous ? quelle note sur 10 vous donnerait-il ? pourquoi ? par exemple quelle note vous donnerait-il en management ? en organisation ?
• Qu’est-ce que vous aimez le moins faire ? et si la réponse est par exemple la mise à jour des tableaux de gestion, vous approchez certainement d’une information importante et l’identification d’un point faible si cela répond à un besoin. Il faut donc approfondir sur ce qu’était le tableau de bord, à quoi il servait ? qui l’avait conçu ? quel objectif ? etc..

Ce que vous cherchez à savoir pendant l’entretien de recrutement agents territoriaux :

◗ jauger la réalité des compétences et expériences du candidat ;

◗ évaluer ses capacités de communication et de synthèse

Vous forger une conviction sur les forces et faiblesses du candidat est un objectif essentiel.

Les réponses vous renseignent sur sa capacité à écouter et à prendre les feed-back, ainsi que sur une forme d’honnêteté intellectuelle.

Par expérience, 50 % des candidats ne citent pas leurs défauts ou des faux défauts comme pour adopter une stratégie d’évitement.

Logique de transition entre ses expériences professionnelles ?

Il s’agit de faire parler le candidat sur sa motivation à venir vous rejoindre

Comment le candidat parle-t-il de ses échecs ?

Plus il a changé souvent de poste, plus cette étape est importante à approfondir.

S’il n’a jamais changé de poste, aussi car va-t-il faire face au changement qu’implique un changement de poste, de responsabilités, de collègues et peut être de région géographique.

L’objectif est de comprendre si la transition est le résultat d’une démarche positive ou… négative.

Reliez les raisons du départ du candidat de ses différents postes en tentant d’identifier une des situations suivantes :

• le candidat est parti – ou va partir s’agissant de l’analyse de son expérience en cours s’il est en poste – mais parce que son contrat n’a pas été renouvelé et donc on ne souhaitait pas qu’il reste ;
• le candidat est parti – ou va partir – en ayant de bonnes performances, mais il souhaite évoluer positivement vers d’autres responsabilités que ne peut pas lui offrir son environnement actuel

Q = Questions du candidat

Durée : 30 minutes

L’animateur de cette séquence : le candidat

• l’agent va partir – ou est déjà parti – car il n’arrivait pas à progresser du fait de résultats moyens ; en quelque sorte, il stagnait et n’avait pas de perspectives. Cette configuration se rencontre fréquemment lorsqu’une personne est depuis longtemps à un poste qui aurait dû logiquement déboucher sur une promotion qui n’est pas arrivée. Elle est fréquente, mais les personnes concernées ne vous diront jamais : « Je n’arrivais pas à atteindre le poste de responsable, du coup je suis parti. ». Vous entendrez plutôt des choses comme : « J’avais fait le tour de la question » ou « Je commençais à m’ennuyer ».

Vous devez décoder ces réponses par de nouvelles questions.

Si un agent vous explique avoir occupé un poste plusieurs années en étant insatisfaits et démotivés avant de décider de chercher une mutation. Ce trait est un indicateur sur son manque d’ambition, à être constructif, à aller de l’avant et à ne pas laisser perdurer longtemps des situations insatisfaisantes et peut être des difficultés à gérer le changement.

À l’inverse et même s’il convient de ne pas caricaturer les situations, celui qui change lorsqu’il vit une situation insatisfaisante  d’être proactif dans la recherche d’un nouvel objectif qui lui convient a en général peu d’amertume sur ses expériences passées. Ses choix sont rarement dictés par des événements négatifs.

Face à une difficulté, ces personnes cherchent davantage des solutions au sein de l’organisation ou ailleurs si cela n’est pas possible mais ne passe pas leur temps à « ruminer ».

Idées de questions en entretien de recrutement agents territoriaux :

• Comment avez-vous trouvé ce poste ? par relations ? (c’est un message positif) de s’être vu offert une opportunité d’évolution.
• Comment vous analysez cet échec ? (obtenir le recul pris sur la situation et ce qu’il en a fait)

Ce que vous cherchez à savoir pendant l’entretien de recrutement agents territoriaux :

◗ connaître la position hiérarchique réelle du candidat ;

◗ savoir quelle sera la personne la plus à même d’évaluer le candidat pour préparer les prises de références

Vision du candidat sur son futur

Mettre l’accent sur le fait qu’il y a beaucoup de choses à mettre en place et que les choses ne pourront pas se faire en quelques semaines. Donc pour vous, le recrutement doit être sur pérenne sur au moins 3 ou 4 ans.

Idées de questions en entretien de recrutement agents territoriaux :

• Quel est votre projet à long terme ?
• Quelle est votre ambition ? votre envie de réalisation particulière ?
• Avez-vous réfléchi aux étapes suivantes de votre carrière en pensant à ce projet à long terme ?
• Comment replacez-vous de venir nous rejoindre professionnellement dans votre vie personnelle ?

Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :

• L’audit organisationnel 
• Le pilotage rh comme moyen d’optimiser les coûts : gestion du temps de travail, gestion des effectifs et des carrières, gestion des rémunérations, gestion des recrutements, évaluation candidat collectivité territoriale, gestion de la formation.
• Le management du changement (gestion de projets collectivité territoriale, gestion rh collectivités territoriales, conduite du changement suite à réorganisation, performance des encadrants grâce à des formations…).
• L’ingénierie et plan de formation et ateliers d’entraînement des pratiques.
• La gestion de carrière des agents et bilans de positionnement