Les outils de gestion du temps politique
Le management du temps est un enjeu central dans nos sociétés. Toujours plus vite, nous sommes rentrés avec le développement des médias en ligne et des réseaux sociaux dans du toujours plus vite, plus court…
Le quotidien de la fonction publique territoriale est rythmé par le management du temps au travers des échéances électorales et de la conduite de projets collectivité territoriale.
La diversité des temps politiques dans le pilotage collectivité territoriale
- le temps de constitution des dossiers
- le temps de la concertation et de la décision
- la lenteur de la mise en œuvre
- l’immédiateté de la communication
- la surinformation pour toujours communiquer sur les actions mises en place.
Les 5 activités de management du temps de l’élu.e d’une collectivité
En pratique, l’élu.e ou l’encadrement collectivité territoriale découpe son management du temps en 5 activités toutes consommatrices de temps :
- la gestion des dossiers de la collectivité
- les interactions avec ses parties prenantes
- la représentation
- la participation à la vie de sa commune
- la communication.
Les outils de gestion du temps collectivité territoriale
La superposition de ces 5 activités occupe la totalité du temps d’un maire ou d’un.e élu.e, avec évidemment des nuances et des spécificités en fonction de la collectivité.
Le management du temps pour gérer les dossiers de la collectivité
Dès son élection, c’est sa principale mission de mettre en œuvre les actions du programme sur lequel il.elle a été élu.e. La gestion des dossiers de la collectivité est de plus en plus complexe avec de plus en plus de parties prenantes, de règlementations, de contrôle. Ce qui demande du temps, toujours plus de temps.
Le management du temps pour gérer les interactions avec ses parties prenantes
La politique n’est pas une aventure solitaire. Une élection ne se gagne pas tout seul mais en interaction avec un cercle de soutien et des partenaires. L’élection municipale est un scrutin de liste. Les citoyens ne votent pas pour un homme mais pour une liste. Souvent le maire doit ratisser large pour établir une liste…
Construire et s’entourer d’un réseau peut lui faire gagner beaucoup de temps aussi bien pendant le temps de l’élection que pendant son mandat.
Le conseil municipal est donc une équipe à gérer pour le maire qui lui demandera du temps pour :
-
- maintenir la cohésion politique,
- savoir gérer les arbitrages multiples,
- savoir canaliser les confrontations d’idées.
Dans le politique, le travail d’équipe se mélange aussi à l’ambition de certains, les intimités voire même les conflits.
Comme équipe, le maire devra gérer une 2ème équipe, celle des agents de la collectivité. Souvent en place lorsqu’il arrive, il n’est pas toujours le bienvenu et il devra faire avec et y consacrer parfois beaucoup de temps.
Les outils de gestion du temps : la représentation du temps
Le maire comme tous les élus locaux et élus nationaux doivent assurer une représentation forte sur leur territoire et de leur territoire.
Pour autant, ce temps consacré n’est que marginalement utile à l’avancée des dossiers de fond, même si une part d’information/conviction est à intégrer dans la représentation.
Les outils de gestion du temps : participer à la vie de la collectivité
Le maire est invitée à des évènements locaux, départementaux, régionaux, nationaux… une source quasiment infinie de réunions chronophages et souvent de soirées interminables parfois dénuées d’utilité et de sens.
Les outils de gestion du temps : la communication
La communication est devenue pour le maire un tâche très chronophage.
Avec une communication qui est double maintenant
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- la communication institutionnelle traditionnelle : presse écrite, médias locaux, tracts
- la communication numérique : site internet, blog, réseaux sociaux.
Dans un contexte parfois de surinformation avec les chaînes en continu !
Les conséquences du management du temps collectivité territoriale
Les conséquences de cette surexposition et de cette suractivité du maire a des conséquences en terme de management du temps :
Une vraie difficulté à garder la maîtrise de son temps
La multiplicité des parties prenantes, la multiplicité des imprévus constituent des vrais obstacles à un bon management du temps.
La multiplicité des évènements planifiés par les autres peuvent aboutir à une prise de recul insuffisante sur les évènements.
Une vie personnelle et ou de famille déséquilibrée
En France, lors de nos missions, beaucoup de maires nous expliquent leurs difficultés à concilier leur rôle d’élu et de représentation et leur vie de famille car trop peu présents le soir, le Week-end et quand ils y arrivent, ils ont souvent encore des dossiers à traiter ou ont dû mal à déconnecter tout simplement. Et si en plus, ils ont gardé une partie de leur activité professionnelle antérieure… c’est le soir et le Week-end qu’ils travaillent pour eux.
C’est l’élu.e, le maire ou le manager eux-mêmes qui portent en eux des solutions…
Plus un individu a une vision floue de ce qu’il a à faire dans sa journée, plus les aléas de sa journée seront consommateurs de temps.
Plus les contraintes sont multiples, plus l’organisation doit être précise avec une importante discipline dans les temps planifiés. Plus sa planification est précise, plus il lui sera facile de garder la maîtrise de son temps.
En France, comme le cadre qui aime bien rester travailler tard, pour renforcer son image de cadre travailleur, c’est à l’élu ou au maire à soigner son syndrome de l’incontournable c’est à dire vouloir être partout, à toutes les réunions, à tous les évènements, ne pas savoir dire non… ou ne pas savoir déléguer à ses adjoints.
Les outils de gestion du temps et reprendre le sens de sa mission
Lorsque les activités se multiplient, tout devient urgent et prioritaire. Mais cette tâche est-elle importante ? Quelle est la conséquence si je ne la fais pas ? puis-je la déléguer ?
Il est pertinent de raisonner en résultat à atteindre et en conséquence plutôt qu’en tâches à accomplir.
Les outils de gestion du temps et identifier les tâches qui peuvent être déléguées
Quelles sont les tâches que je fais et que je ne devrais pas faire car elles pourraient être déléguées ? Quelles sont les tâches que je fais mais qui ne sont plus utiles ? quelles sont les tâches que je ne fais pas et que je devrais faire et qui ne peuvent être déléguées ?
Définir les points de délégation
Puisque j’ai défini des tâches à déléguer, à qui je peux les déléguer ?
Les outils de gestion du temps : la planification
Planifier dans son agenda tout ce qui peut l’être.
Planifier les tâches dans son agenda en y donnant une heure de début et une heure de fin. Si vous décidez d’une heure de fin, votre concentration sera décuplée.
La tendance étant de sous-évaluer le temps passé pour une tâche (environ d’1/3), laissez une plage vide après soit pour gérer des imprévus, soit pour finaliser votre tâche sans déborder sur la suivante.
Planifier dans votre agenda, les tâches qui doivent impérativement être effectuées dans la journée. ça vous permet de visualiser votre journée et de ne pas imaginer pouvoir en faire plus.
Planifier pour chaque réunion un temps de préparation. Le temps que vous pensez gagner en ne préparant pas votre réunion, votre rendez-vous à l’extérieur ou en interne sera consommé de façon plus importante dans la mise en route du rendez-vous ou de la réunion. Une réunion pas préparée est souvent mal menée, inefficace voire inutile.
Cette façon de gérer votre agenda vous semble anodine mais essayez et vous constaterez
- que le soir vous aurez mené à bien les tâches importantes de votre journée
- que vous aurez eu moins de retard dans vos rendez-vous
- qu’il y a eu moins d’imprévus
que vous êtes moins stressé par rapport au temps et ça se ressentira dans votre comportement et dans votre relation avec les autres.
Les outils de gestion du temps : les plages de disponibilité
« Planifier, je le fais mais ça vole en éclat car je suis tout le temps dérangé par des demandes et sollicitations de toutes sortes. C’est comme ça presque tous les jours donc votre planification c’est bien en théorie mais en pratique ça ne change rien. Certains soirs je n’ai rien fait de ce que j’avais planifié sur mon agenda. Même quand je m’enferme dans mon bureau pour préparer ma réunion, je suis tout le temps dérangé ! » nous expliquait un maire d’une commune de 2000 habitants.
Cette situation est classique et vous seul pouvez agir sur cette situation. Si vous planifiez des plages de disponibilité, vous aurez des plages de tranquillité.
Vous avez compris que les interruptions permanentes sont des éléments de perturbation qui ralentissent votre concentration et donc votre efficacité = perte de temps
Avoir sa porte ouverte ne signifie pas pouvoir être dérangé tout le temps. Mais si vous ne donnez pas vos règles d’organisation, les agents le font pour vous.
Alors que si vous planifiez des temps de disponibilité… c’est à dire des périodes où vous serez disponibles pour être dérangés. Cela veut dire que ce sont des moments où vous faites des tâches qui ne demandent pas une grande concentration.
Choisissez votre rythme : journalièrement par exemple ou 3 fois par semaine
Choisissez la dimension de votre plage de disponibilité : de 14 h 00 à 16 h 00.
Choisissez vos horaires : peut-être privilégier un moment qui n’est pas celui où votre énergie n’est pas la plus forte
Informez les agents, informez vos adjoints ou les membres du conseil municipal, mettez un message en ce sens sur le répondeur de votre mobile voire sur votre site internet. Si vous êtes obligés très exceptionnellement de prendre des engagements sur ces plages, mettez les en évidence sur l’agenda partagé de la collectivité.
Essayez, très vite vous vivrez mieux les « dérangements » et vous serez plus accessibles pour vos équipes. Vous améliorerez aussi l’organisation des agents qui regrouperont leurs questions plutôt que de venir vous voir à chaque fois.
Vous pouvez faire la même chose pour le téléphone. Si vous avez plusieurs appels à passer dans une journée, passez les successivement sans interruption, vous verrez que vous gagnerez du temps également.
Les outils de gestion du temps : les To do List pour ne pas être L.I.M.A.C.E.S !
Rien n’est plus frustrant que d’arriver le soir ou en fin de semaine et d’avoir le sentiment de n’avoir rien fait alors que vous n’avez pas arrêté. Et du coup de devoir ramener des dossiers pour les avancer…
et si chaque soir ou chaque fin de semaine, vous preniez 15 minutes pour préparer votre liste de tâches à faire absolument le lendemain ou la semaine suivante ?
Lister les tâches
Indiquer une durée réaliste pour chaque tâche
Mettre un ordre de priorité
Ajouter votre plage de disponibilité
Compter la durée totale des tâches
Eliminer les tâches qui dépassent votre temps de travail
Suivre la liste des tâches dans l’ordre
Cabinet de conseil au service des collectivités territoriales
Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :
- L’audit organisationnel
- Le pilotage rh comme moyen d’optimiser les coûts.
- Le management du changement (gestion de projets collectivité territoriale, mettre des entretiens professionnels mobilisateurs et utiles, gestion rh collectivités territoriales, animation d’un groupe de travail collectivité territoriale, conduite du changement suite à réorganisation, outils de gestion de temps, marketing territorial pour développer l’attractivité d’un territoire, performance des encadrants grâce à des formations…).
- L’ingénierie et plan de formation et ateliers d’entraînement des pratiques.
- La gestion de carrière des agents et bilans de positionnement.
Prenez contact avec nous, pour échanger sur vos problématiques.
Les outils de gestion du temps collectivité territoriale
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Contactez-nous, nous sommes à votre écoute
et intervenons sur tout le territoire.
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