L'encadrement dans la collectivité territoriale
Les 5 rôles du manager territorial
Au début d’une nouvelle mandature, le maire ou le Président ou manager territorial reprend une équipe d’agents déjà constituée.
Une reprise réussie offre au nouvel élu la possibilité de remobiliser l’équipe dans la conduite de projets collectivité territoriale.
Une reprise ratée, c’est la quasi-certitude de devoir gérer en permanence les hostilités et du démobilisation des agents.
L’entrée en matière avant même la prise des premières décisions a donc un fort enjeu. Les premiers contacts entre le nouvel élu et l’équipe des agents de la collectivité doivent faire l’objet d’une attention particulière.
Avant de changer quoi que ce soit, le nouvel élu doit mettre les agents dans un état d’esprit qui les amène à l’accepter.
L’encadrement dans une collectivité territoriale c’est assurer 5 types de rôles :
Le rôle d’anticipation du manager territorial
L’encadrant doit sans cesse anticiper les risques, anticiper les tendances, anticiper les opportunités, etc.
Le rôle de décision du manager territorial
L’encadrant a en charge de décider et souvent de faire des choix stratégiques ou des choix tactiques.
Le rôle d’organisation du manager territorial
L’encadrant a en charge de manager les ressources : management du temps (priorisation, planification), management des projets, management des équipes.
En ce qui concerne les équipes et les individus, l’encadrant a un rôle d’animation : recrutement, formation, coaching, groupes de travail mais aussi recadrage.
L’encadrant a aussi un rôle de mobilisation pour créer les synergies et la dynamique du changement, l’envie d’innovation et la recherche de qualité.
Le rôle de communication du manager territorial
Le manager territorial a un rôle de communication très importante : écouter, rédiger, parler, présenter, exploiter le feedback, etc.
Le rôle de communication va jusqu’à la résolution des problèmes, des tensions dans le travail, des conflits, des arbitrages.
Le rôle de pilotage du manager territorial
que certains appellent contrôle… le terme piloter regroupe pour l’encadrant
– de superviser (vérifier que « les boulons sont bien serrés »),
– de maîtriser (l’encadrant qui a le contrôle de son organisation),
– de diriger (ouvrir le chemin).
La reprise d’une équipe par le manager territorial
Pour conduire le changement, le nouveau manager territorial doit prendre du temps d’aller créer le lien avec chaque agent.
Un adulte n’apprend que s’il comprend… un adulte n’accepte de changer ses pratiques, son organisation, ses habitudes que s’il se sent compris dans ses difficultés du quotidien et s’il se sent valoriser. Le manager territorial doit donc anticiper sur les bénéfices d’une nouvelle organisation et mettre en avant auprès de chaque agent tous les bénéfices qu’il va pouvoir en retirer.
Dans une mairie par exemple, l’encadrement est « double » pour les agents avec d’un côté le ou la maire et de l’autre le ou la DGS ou le ou la secrétaire de mairie.
Le nouvel élu dès le premier jour doit accepter de prendre du temps pour créer un lien privilégié.
La reprise d’une équipe exige une implication initiale très forte pour asseoir sa crédibilité. En effet au début de son mandat, surtout si c’est un nouvel élu, la crédibilité du nouvel élu est quasi-nulle avec 3 types d’aprioris :
Ceux qui ont des aprioris positifs
mais qui vont très vite les transformer en attentes élevées parfois totalement en décalage avec la réalité du terrain. La déception éventuelle les entraînera dans le groupe des aprioris très négatifs et très rebelles.
Ceux qui ont des aprioris négatifs
et qui vont déployer dès le premier jour des résistances à toute action engagée par le nouvel élu, quelque soit l’action. Ils vont aussi essayer de ratisser large dans les équipes pour trouver des agents qui les rallient.
Ceux qui restent neutres
ceux qui n’ont pas d’apriori mais qui attendent de voir les premières actions pour mesurer l’intérêt du changement et la crédibilité du nouvel élu.
Le tryptique du nouveau manager territorial
Le tryptique du nouveau manager territorial pour un bon pilotage collectivité territorial : observer, écouter, ne pas critiquer
Observer
Même si elle est courte, une phase d’observation est indispensable.
L’encadrant doit partir de l’équipe pour engager son processus et pas se mettre dans la position de chef alors qu’il ne sait rien de la structure et l’organisation de la collectivité territoriale.
Une phase d’observation avant de décider quoi que ce soit pour écouter, aller à la rencontre de chaque agent pour créer un lien, une envie d’être suivi.
Un agent ne s’impliquera que si l’encadrant prend le temps de connaître ses contraintes, ses difficultés ou ses particularités qu’il vit dans son quotidien.
Un agent a souvent le réflexe de faire référence au passé partant de ce qu’il connaît. Il importe au nouvel encadrant de prendre du temps pour comprendre les problématiques du terrain spécifiques à chaque organisation et non de vouloir « plaquer » des solutions toutes faites qui ont marché au sein d’une autre organisation.
Ecouter
Plus les agents se sentent écoutés dans ce qu’ils vivent quotidiennement, plus l’encadrant renforce sa crédibilité.
Plus l’encadrant est attentif au moindre détail, au moindre propos, au moindre comportement plus il assoit sa crédibilité.
Ne pas critiquer
Plus le nouvel encadrant critiquera le passé et la précédente mandature, plus l’encadrant se discréditera.
Plus le nouvel encadrant remet en cause ouvertement ce qui a été fait, plus il fait peur à l’équipe en place qui le discrédite.
Accompagner le manager territorial
Etre accompagné.e est précieux dans une nouvelle fonction ou une nouvelle collectivité territoriale. Voilà quelques actions d’un accompagnement réussi.
La réunion d’équipe
Si la première réunion d’équipe peut être courte pour saluer tout le monde et montrer votre enthousiasme à travailler avec tous les agents. Tenir des propos ni flatteurs ni pompeux. La sincérité et le naturel semblent être gages d’une entrée en matière réussie et bien perçue.
Le nouvel encadrant qui arrive avec un discours « je vais tout changer » n’a quasiment aucune chance d’y parvenir.
Le nouvel encadrant peut déjà annoncer comment vont se passer les prochaines semaines (les 2 prochains mois) et proposer l’organisation d’ateliers de travail au niveau des services et une journée de travail avec les responsables opérationnels des différents services.
Le contact avec chaque agent
Au delà de créer ou recréer du collectif global et du collectif interservices, il est important de rencontrer chaque agent pour connaître son état d’esprit, ses problématiques, ses forces, ses atouts, ses points de progrès.
Le nouvel encadrant qui cherche à comprendre et à connaître chaque agent a 10 fois plus de chance de réussir. Montrer qu’il cherche à connaître la réalité de la collectivité et non montrer qu’il sait.
Mais savoir maintenir la même distance entre chacun et de porter le moindre jugement sur le passé.
Lorsque les situations terrain semblent multiples, que ce soit au niveau de l’ancienneté, des qualifications, des métiers, des lieux de travail, des horaires de travail, l’écoute du nouvel encadrant doit rester neutre et prendre en compte les spécificités un peu comme un auditeur qui audite une organisation.
Les entretiens peuvent en effet être faits avec un intervenant extérieur pour gagner du temps dans la synthèse des entretiens et la mise en forme des restitutions pour le transformer en plan d’action. La synthèse et la restitution écrite peuvent être déléguées pas le temps du contact direct pour établir le lien de confiance et de crédibilité.
Les ateliers de travail pour le manager
pour restituer au sein de chaque direction opérationnelle ou sein de chaque service ce que le nouvel encadrant a compris de la situation de l’équipe, de ses contraintes, de ses difficultés, de ses savoir-faire, de ses forces.
Plus au sein de chaque équipe, les agents se sentent compris, plus ils sont prêts à se mettre en action et à s’impliquer.
L’accompagnement d’un intervenant extérieur facilite la restitution pour faire passer ce qui est perçu comme points de progrès, dysfonctionnements, problèmes qualité, manque de compétences etc. En aucun cas, l’intervenant extérieur ne peut se substituer à l’implication de l’encadrant qui doit se forger seul sa propre opinion.
C’est au sein de chaque atelier de travail, que les objectifs pourront commencer à être exprimés et se mettre dans un processus d’amélioration continue.
L’encadrant doit annoncer des décisions concrètes et leurs modalités de mise en application.
Les bonnes pratiques du manager territorial
Un délai de mise en place rapide
Entre la première réunion et l’annonce des décisions concrètes, le délai doit être le plus court possible sans confondre vitesse et précipitation. Car l’important réside davantage dans la pertinence et l’utilité des décisions que dans leur rapidité de mise en place.
Accompagner la décision de moyens
L’action demandée doit s’accompagner de moyens ou de ressources supplémentaires ou de modifications au niveau de l’organisation.
Demander la mise en place de nouvelles choses sans donner un nouvel horizon ou sans moyens supplémentaires est souvent vécu comme stressant et donc négativement.
S’impliquer dans le processus
L’encadrant doit s’impliquer dans la décision qu’il prend et non en rester le spectateur.
L’encadrant doit donc communiquer sur ses engagements personnels pour montrer le chemin que les exigences demandées aux équipes, il se les applique d’abord à lui même.
Les mauvaises pratiques du manager territorial
Arriver en terrain conquis
tel un Zorro que tout le monde attend !
Se mettre toujours au premier plan
Lorsque le nouvel encadrant veut toujours se mettre au premier plan, c’est la meilleure pratique pour se faire rejeter par une équipe qui finit par penser « qu’il roule pour lui » et non pour l’intérêt de la collectivité et donc pour eux.
Porter des jugements de valeur
surtout s’ils sont négatifs et surtout s’ils concernent l’équipe du mandat précédent.
Remettre en cause et juger l’équipe en place
c’est la garantie de l’échec assuré dans la conduite du changement.
En la matière, on a coutume de dire que lorsque l’encadrant doit chaque fois qu’il souligne un disfonctionnement compenser par 3 forces ou éléments positifs sur l’équipe en place.
Vouloir tout changer tout de suite
et faire les choses trop vite sans avoir pris en compte le temps de l’observation et du contact collectif et individuel au sein de la collectivité territoriale.
Exiger des agents et des équipes sans se mouiller
Comment demander à l’agent comptable de tenir le délai pour mettre à jour le tableau de bord fixé d’un commun accord et ne pas tenir son délai pour lui communiquer toutes les informations dont l’agent a besoin pour ça.
Traiter différemment les agents sur le terrain
comme par exemple prêter une attention particulière à certains agents et pas à d’autres.
ce qui n’a rien à avoir avec l’objectif de mettre en place des délégations avec ses chefs de service sur lesquels il pourra s’appuyer dans l’atteinte de ses objectifs.
Chez Winch Expert, nous accompagnons le manager territorial dans sa mission de plus en plus complexe dans toutes ses composantes.
Cabinet de conseil au service des collectivités territoriales
Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :
- L’audit organisationnel
- Le pilotage rh comme moyen d’optimiser les coûts.
- Le management du changement (gestion de projets collectivité territoriale, mettre des entretiens professionnels mobilisateurs et utiles, gestion rh collectivités territoriales, animation d’un groupe de travail collectivité territoriale, conduite du changement suite à réorganisation, marketing territorial pour développer l’attractivité d’un territoire, performance des encadrants grâce à des formations…).
- L’ingénierie et plan de formation et ateliers d’entraînement des pratiques.
- La gestion de carrière des agents et bilans de positionnement.
Prenez contact avec nous, pour échanger sur vos problématiques.
Les fonctions du manager territorial
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et intervenons sur tout le territoire.
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