La définition de fonction ou description de poste
Les formalités à l’embauche, c’est aussi écrire la description de poste du nouvel embauché.
Quelle différence entre une définition de fonction ou une description de poste de travail ?
- Une fonction regroupe plusieurs postes : fonction support, fonction service après vente, fonction gestion etc…
- Le poste de travail se réfère un poste précis et des tâches spécifiques regroupées au sein d’une même fonction.
Les 2 termes sont donc étroitement liés.
En pratique, on recense 8 grandes fonctions dans l’entreprise :
- La fonction Comptabilité et Finances
- La fonction Recherche et Développement
- La fonction Ressources humaines
- La fonction Production
- La fonction Marketing et Vente
- La fonction Achats
- La fonction Direction et Administration générale
- La fonction Logistique
Comment établir une définition de fonction ?
Identification de la fonction
Attention à l’intitulé :
- Est-il encore pertinent ?
- Comparer à différents intitulés de fonctions proches
- Vérifier l’intitulé quand vous aurez achevé la rédaction de la fonction.
Raison d’être de la fonction
Ne rédiger ces quelques lignes que lorsque vous aurez achevé la rédaction de la fonction.
Qu’est-ce que la raison d’être ou mission principale de la fonction ?
MEMO pour formuler la raison d’être ou la mission principale
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CE QU’ELLE N’EST PAS
| CE QU’ELLE COMPORTE |
| 1. Ne pas résumer les responsabilités 2. Ne pas confondre avec la responsabilité du service ou la raison d’être de ce service 3. Ne pas réduire la raison d’être à un objectif ou à l’objectif majeur.
| 1. Identifier la contribution originale de la fonction au fonctionnement du service, de la structure, de l’entreprise 2. Signifier le niveau de responsabilité. Exemple : concevoir ou participer à la conception 3. Inclure l’exigence majeure. Exemple : assurer la conformité de la livraison des produits en quantité et dans les délais. |
Situation de la fonction dans la structure
- Schématiser la situation de la fonction dans la structure.
- Il peut y avoir une double appartenance hiérarchique selon les cas (en fonction de deux types de responsabilités) : le préciser dans le schéma.
- Indiquer l’intitulé de la fonction n+1 et celui de la fonction n+2.
- Préciser l’organigramme : les fonctions encadrées par le (les) titulaire(s) de la fonction définie (sous chaque rectangle, le nombre de titulaires par fonction).
- On peut préciser :.
-
- Sur une colonne à droite, les partenaires ou interlocuteurs internes (les services clients et/ou fournisseurs)
- Sur une colonne à gauche, les partenaires ou interlocuteurs externes (clients et/ou fournisseurs) : utiliser des termes génériques (Ex. : « clients » ou « administration » … « Fédération… »).
Synthèse de la fonction
Il s’agit de présenter des points de repères pour :
-
- identifier les grandes responsabilités,
- assurer leur présentation cohérente,
- relever les points-clés liés à l’exercice de la fonction (moyens, conditions,…).
STRUCTURER LA FONCTION
Quelques remarques :
Identifier des responsabilités
Identifier les 2 à 5 responsabilités correspondant aux activités majeures (contenu de la fonction). Le plus souvent identifiez 3 à 4 responsabilités.
Privilégier la nature de la responsabilité au regroupement d’activités
Penser au process de mise en œuvre des actions, classer les activités par nature, penser à l’organisation et à la coordination, à la mesure des résultats, de la performance..
QUATRE Clés possibles pour repérer les responsabilités
| LA CLE METHODE | LA CLE FONCTIONNEMENT |
| S’appuyer sur le process de mise en œuvre des actions | Regrouper les activités par nature |
| 1. PREPARER… le travail 2. REALISER… les opérations 3. CONTROLER… la conformité 4. FAIRE LES AJUSTEMENTS… corriger
| 1. LA PRODUCTION 2. L’OPTIMISATION … des moyens (techniques, organisation, animation…) 3. LES RELATIONS … coordination (services internes, réseau externe,…) 4. L’ADMINISTRATION … les documents, les fiches, les plans, la traçabilité |
| LA CLE GESTION | LA CLE RESULTATS |
| Valoriser les actions d’organisation et de coordination | Privilégier les opérations de maintenance et de mise à disposition des moyens |
| 1. L’ORGANISATION (les actions, le service, la structure,…) Mots-clés : définir, déterminer 2. LA PRODUCTION / LA QUALITE (réalisation, conformité, …) Mots-clés : évaluer, contrôler 3. LES MOYENS (optimisation au plan des techniques, des procédures…) Mots-clés : améliorer, adapter… 4. L’ANIMATION (gestion des ressources humaines, communication, …) Mots-clés : participer, apprécier | 1. LA REPARATION Mots-clés : adapter, corriger, dépanner,2. LA PREVENTION Mots-clés : entretenir, prévoir, anticiper3. L’AMELIORATION Mots-clés : optimiser, rechercher, concevoir4. LA SYNCHRONISATION Mots-clés : informer, se concerter, alerter. |
Tenir compte de la dynamique interne de la fonction dans une définition de fonction
Préciser les données à partir desquelles le titulaire s’organise pour correspondre à l’efficacité attendue.
Les objectifs, les résultats, les activités, les moyens…
QUATRE repères pour préciser sa cohérence dans une définition de fonction
| LES OBJECTIFS | LES RESULTATS |
| Quelle est la spécificité de la contribution de la fonction ? L’identifier, c’est pouvoir déterminer les responsabilités Celles-ci induisent systématiquement les objectifs. | Quels sont les points-clés des résultats attendus conformes à l’adéquation aux exigences de la fonction ? Tenir compte de ce qu’on attend du titulaire de la fonction et des impacts de sa contribution.
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| LES ACTIVITES | LES MOYENS |
| Quelles sont les principaux types d’activités ou de travaux ? Ceux-ci impliquent des relations hiérarchiques et surtout fonctionnelles qui n’évoquent pas seulement le « faire » mais aussi le « savoir-être » (coordinations, …). | Quels sont les moyens à mettre en œuvre dans l’exercice des différentes responsabilités ? Préciser les moyens spécifiques et, également, les conditions d’efficacité, les précautions, l’application de règles particulières…
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Remarques :
- Les quatre repères sont liés les uns aux autres. Ils permettent de prendre en compte les données essentielles.
- Attention, ces quatre repères ne correspondent pas à la sélection de quatre types de responsabilités.
Tenir compte de la situation de la fonction dans son environnement dans une définition de fonction
Analyser la cohérence de la fonction en elle-même et dans l’organisation.
Situation et cohérence, équilibre de la charge de travail, (temps passé), impact sur l’environnement (clients et fournisseurs)
| LA SITUATION DANS LA STRUCTURE | LA COHERENCE DANS LE SYSTEME |
| 1. Eviter les ambiguïtés dans l’identification des responsabilités 2. Attention aux hétérogénéités : juxtaposition de responsabilités sans liaison logique 3. Repérer les décalages entre la responsabilité et les moyens, les conditions d’efficacité. | 1. Attention aux responsabilités des autres fonctions, au recouvrement, au dédoublement… 2. Relever les exigences de coordination, de synchronisation 3. Attention à la relation au hiérarchique : les conditions de « report » sont-elles claires ? |
| L’EQUILIBRE DANS LA CHARGE | L’IMPACT DANS L’ENVIRONNEMENT |
| 1. Identifier les temps passés aux activités relevant de chaque responsabilité 2. Repérer, en pourcentage de temps, le poids des responsabilités 3. Positionner les responsabilités les unes par rapport aux autres en fonction de ces pourcentages (du temps le plus important au temps le moins important). | 1. Tenir compte des enjeux significatifs de la contribution de la fonction 2. Penser à l’impact des activités au plan interne (clients / fournisseurs) 3. Identifier l’impact des activités au plan externe et d’éventuelles relations d’interface.
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Remarques :
- Ces divers points-clés ne doivent pas conduire à tout préciser dans la synthèse de la fonction : on repérera ce qui est essentiel.
- L’analyse de la fonction peut conduire à des ajustements ou à une nouvelle organisation. Le faire s’il s’agit d’une « définition de fonction » et rester fidèle à la réalité s’il s’agit d’une « description de fonction ».
Rédiger les responsabilités et la raison d’être dans une définition de fonction
Organiser le texte et utiliser un vocabulaire précis.
Utiliser des verbes d’action ou d’impact (notion de conséquence, d’enjeu, de finalité…), des références à des situations concrètes, des indicateurs, des phrases courtes. Se méfier des adverbes et chercher la précision par des qualificatifs précis.
QUATRE types d’exigences à prendre en compte dans une définition de fonction
| LA TERMINOLOGIE – LA SYNTAXE | L’HOMOGENEITE |
| 1. Choisir, préciser les verbes d’action ou les verbes d’impact 2. Utiliser le vocabulaire exact et éventuellement technique (exemple : distinguer conformité et qualité) 3. Attention aux qualificatifs (exemple : assurer le bon fonctionnement au lieu d’assurer le fonctionnement) | 1. Choisir des verbes ou des substantifs (choix homogène en construisant les phrases). 2. Veiller à la similitude des constructions de la synthèse des différentes fonctions.
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| LA FACTUALITE | L’ACCESSIBILITE |
| 1. Faire référence à des situations concrètes par des sous-titres (exemple : contrôler la conformité – respect des mesures – vérification de l’étalonnage – enregistrement des défaillances…) 2. Préférer la formulation positive (exemple : non pas « dépanner » mais « réaliser les opérations de maintenance curative »). 3. Rechercher les indicateurs mesurables (à mentionner en sous-titres). | 1. Un langage simple 2. Des phrases courtes 3. La lisibilité de l’écriture
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Remarques :
- Une règle : on doit être capable d’identifier exactement la fonction à la simple lecture de la « synthèse de la fonction ».
- Eviter les phrases qui correspondent à un paragraphe (4 à 6 lignes)
- Le titre évoque la responsabilité, les sous-titres évoquent les principales activités qui permettent de l’assurer.
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