Le management de projets en collectivité territoriale
Les spécificités des projets collectivité territoriale
Tout comme dans le secteur privé, chaque collectivité territoriale doit se mettre en route vers un but commun et donc adopter le mode projets collectivité territoriale pour mieux répondre aux attentes des agents de la collectivité et des usagers.
Comprendre les spécificités du mode projets collectivité territoriale :
- donner envie à chaque agent de s’impliquer dans son poste de travail, son service, sa collectivité territoriale.
- donner un sens aux différentes missions de la collectivité
- développer le leadership de l’encadrement collectivité territoriale
- optimiser le management du temps collectivité territoriale
Tous les projets collectivité ne peuvent aboutir et réussir que s’ils sont mobilisateurs et que si l’ensemble des parties prenantes s’y impliquent.
Au sein du mode projets collectivité territoriale, les parties prenantes peuvent être :
- Des élus
- Des encadrants opérationnels et responsables de la collectivité territoriale
- Des usagers
- Tout ou partie des agents
- Des prestataires et partenaires institutionnels extérieurs
Le mode projets collectivité territoriale ne peut aboutir que s’il est écologiquement conforme aux enjeux de la collectivité.
La multiplicité des parties prenantes au sein de la collectivité aboutit souvent à des divergences méthodologiques dans le pilotage collectivité territoriale.
Préciser à toutes les parties prenantes du projet leurs rôles
Les parties prenantes sont nombreuses dans les projets collectivité territoriale. Si le rôle de chacune n’est pas clairement défini, rapidement le projet n’avance pas correctement voire pas du tout.
- Quelles parties prenantes ?
- Quels rôles et quelles articulations des tâches entre elles ?
- Quel manager du projet ? Qui rend compte à qui ?
- Comment se feront les points d’étapes ?
Consacrer du temps à l’étude de faisabilité du projet et à sa préparation
C’est sans doute la première étape nécessaire à la réussite du projet en collectivité territoriale.
- À quel objectif pour les usagers répond le projet ?
- Quelle est la nature du projet ? projet technique ou organisationnel ? projet stratégique ou managérial ?
- Quelle conséquence pour les parties prenantes si le projet réussite ? si le projet ne réussit pas ?
- Le projet est-il réalisable au vu des ressources allouées ?
Communiquer avec les agents
Dans la collectivité où les processus de communication interservices sont naturels, la communication est plus faciles. Dans un contexte où la communication interservices est limitée voire inexistante, c’est un aspect qui doit être particulièrement travaillé pour créer un langage commun, des circuits d’échanges et des outils de travail commun dans tous les services.
Les outils et circuits de communication constituent un objectif prioritaire pour le manager du projet. La sélection d’un seul outil de gestion de projets est une première marche à atteindre cet objectif :
- Harmoniser les procédures de suivi du projet et impulser une méthode de travail
- Faciliter le reporting et les points d’étapes
- Gagner du temps au lancement de chaque étape
- Rendre chacun autonome dans ce qu’il a à faire tout en tenant au courant l’ensemble des acteurs du projet.
Organiser une première réunion avec des parties prenantes
Confier à une tierce personne l’animation de cette réunion apporte d’emblée de l’objectivité à la mise en place du projet :
- Définir les résultats quantitatifs ou qualitatifs, économiques ou techniques, humains ou matériels, pour la collectivité elle-même ou son environnement, et que chaque partie prenante attend du projet
- Définir des échéances. Plus le contexte est difficile, plus l’échéance doit être proche ou les points d’étape doivent être positionnés avec des espaces rapprochés.
- Ecrire une synthèse pour laisser une trace et formuler ou reformuler les objectifs, finalités et livrables.
Les mots clés de cette étape :
- Exhaustivité et viser de recenser tout ce qui peut l’être.
- Totale expression et laisser toutes les parties prenantes s’exprimer sur la totalité de leur réflexion
- Ecrire. L’écriture est un puissant outil de clarification et de cristallisation.
Cette étape est tellement importante qu’elle nécessite parfois une deuxième réunion.
La première réunion donne lieu à la rédaction d’une première ébauche du projet. Puis une 2ème réunion à la rédaction du deuxième version du projet avec la détermination de toutes les étapes et échéances à sa réalisation et déjà un plan d’action.
Organiser la communication du projet aux agents de la collectivité
Le projet est écrit dans toutes ses composantes alors seulement à partir de ce moment là.
En fonction du projet et de la collectivité, la communication peut se faire de 2 façons
- à tous les agents de la collectivité pour leur donner envie de se sentir concerné par la réussite du projet.
- aux agents concernés par le projet avec l’objectif de donner à chacun de s’approprier le projet et l’envie de s’impliquer dans sa mise en œuvre.
Se faire accompagner dans l’animation de cette communication est une bonne chose et permet à chacun de se concentrer sur son intervention et de rester dans une écoute active et d’observation pendant toute la réunion.
Lorsqu’on anime une réunion, c’est beaucoup plus difficile d’être partout à la fois.
Schéma d’une réunion de ce type :
- message d’accueil
- replacer le projet et ses objectifs
- aborder éventuellement l’historique et ou le contexte
- présenter le projet (tel qu’il a été arrêté à l’écriture de la 2ème version du projet)
- expliquer les évolutions de la réflexion entre les 2 réunions et les choix effectués
- définir les points importants du projets collectivité territoriale et ses clefs de réussite. Enoncer clairement ce qui n’est pas négociable également.
- expliquer le plus précisément possible les impacts du projet sur le terrain et ce que ça implique pour tel service ou pour les agents.
- annoncer les modalités de mises en place et souvent annoncer la mise en place des groupes de travail par service
Parfois la communication du projet aux agents donne lieu à l’organisation de réunions par service ou par catégorie d’agents ou par site de travail.
Mettre en place et animer les groupes de travail
Les groupes de travail ont pour objectifs :
- de passer de la déclinaison générale du projet et de ses étapes à la déclinaison concrète par domaine ou par service sur le terrain
- d’amener les agents à s’approprier ce que ça implique pour lui et son équipe ou son service
Le travail en commission peut se réaliser en 2 ou 3 réunions et permettre aux agents d’émettre ses idées, ses remarques et de se concerter au sein de son service sur leurs actions et leur timing.
La restitution du travail des groupes
Chaque travail fait en commission devra être restitué à l’ensemble du groupe (3ème réunion) pour
- mettre en valeur le travail de chaque groupe
- s’assurer de la cohérence du travail avec un œil global
- valider la faisabilité des actions tant en terme de ressources, de moyens, de budget, de délai.
C’est dans cette étape que va se décréter d’éventuelles contraintes supplémentaires ou moyens à obtenir et la mise à jour du tableau de bord budgétaire du projet avec les indicateurs de mesure, les outils, les formations éventuelles, le calendrier etc….
A l’issue de cette 3e année, c’est le top départ du lancement du projet.
6 pratiques à bannir dans les projets collectivité territoriale
Imposer le projet aux agents
Un projet exclusivement directif ne mobilise pas les agents. C’est le meilleur moyen pour les agents sur le terrain ne s’approprient pas le projet et le voient comme une contrainte de plus.
Vouloir faire plaisir aux agents
Viser un management participatif et du travail collectif ne signifie pas être seulement la synthèse des avis et demandes de chacun. De la même façon de trop directivité, un mode participatif excessif n’est pas mobilisateur. Le projet ne s’affirme pas en tant que tel et n’acquiert pas une identité propre avec un langage commun.
Ne pas intégrer dès le départ les contraintes du terrain
Le chef de projet ou les managers donne la direction, les agents définissent le chemin en tenant compte de leur quotidien. C’est en intégrant toutes les contraintes et obstacles que le projet acquiert sa crédibilité et sa faisabilité.
Ne pas donner les règles au départ
Ne pas annoncer des règles claires et notamment ce qui n’est pas négociable, ne permet pas de baliser le terrain de jeu des agents.
Ne pas suivre les projets et ne pas planifier dans le temps
Créer un projet sans indicateurs et sans suivi à tous les niveaux n’est pas mobilisateur et ne favorise pas les agents à progresser.
Penser que ces réunions préparatoires sont inutiles
Si vous pensez que les réunions des groupes de travail et la communication aux agents sont une perte de temps, vous prenez un risque important que les agents ne s’approprient pas le projet.
Cabinet de conseil au service des collectivités territoriales
Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :
- L’audit organisationnel
- Le pilotage rh comme moyen d’optimiser les coûts.
- Le management du changement (gestion de projets collectivité territoriale, mettre des entretiens professionnels mobilisateurs et utiles, gestion rh collectivités territoriales, animation d’un groupe de travail collectivité territoriale, conduite du changement suite à réorganisation, marketing territorial pour développer l’attractivité d’un territoire, performance des encadrants grâce à des formations…).
- L’ingénierie et plan de formation et ateliers d’entraînement des pratiques.
- La gestion de carrière des agents et bilans de positionnement.
Prenez contact avec nous, pour échanger sur vos problématiques.
La conduite des projets de la collectivité territoriale
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et intervenons sur tout le territoire.
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