Les outils de communication des collectivités territoriales
La conduite du changement repose sur une communication interne régulière et efficace, à la fois collective et individuelle. Une bonne communication interne, vecteur d’identité, donne un sens à l’action et sa mise en cohérence.
En tenant compte des mutations fortes, la communication interne dans les collectivités territoriales revêt donc de plus en plus d’importance avec pour de nombreux objectifs
- la bonne circulation de l’information qui doit être abordée dans le sens d’un accompagnement permanent du management
- la compréhension par les agents de la finalité de leurs postes et leurs missions quotidiennes pour conduire le changement
- mettre par écrit les procédures de la collectivité et se mettre dans des processus d’amélioration continue
- le climat social et renforcer le sentiment d’appartenance des agents à la collectivité dans laquelle ils travaillent.
Pour atteindre ces objectifs, des outils de communication des collectivités territoriales agissent comme des facilitateurs.
Si les finalités de la communication interne sont de conduire le changement, renforcer la cohésion et solutionner le mal-être au travail, c’est qu’elle se positionne comme stratégie.
La communication interne aura pour fonction d’alimenter les agents en informations crédibles et vérifiables sur les éléments de fonctionnement de la collectivité et les décisions prises par les élus ou la DGS. C’est à cette fin que la communication est souvent rattachée aux services ressources humaines de la collectivité.
Nous accompagnons les collectivités territoriales à la mise en d’outils de communication des collectivités territoriales adaptés et qui constituent de vrais outils managériaux :
- les fiches de poste
- l’organigramme
- le livret d’accueil
- le règlement intérieur
- la charte de fonctionnement du système d’informations
Dans les outils de communication des collectivités territoriales, vous trouvez aussi les procédures et notes de fonctionnement par service ou par catégories de personnels (exemples : ATSEM, personnel de cantines, personnel d’entretien etc.).
Les fiches de poste
Parmi les outils de communication des collectivités territoriales, les fiches de poste sont un support de communication interne et externe.
La fiche de poste est bien plus qu’un outil de gestion RH de la collectivité territoriale.
Remise à un nouvel agent lors de son embauche ou de sa prise de poste, lors de l’entretien professionnel, elle revêt un triple objectif :
- Pour l’agent : elle donne à la fois un cap et encadre son travail en lui donnant des missions et des objectifs précis.
- Pour l’encadrement : elle verrouille le périmètre d’un poste et lui permet d’évaluer l’agent.
- Pour les ressources humaines : elle permet de cibler le profil d’un candidat lors d’un recrutement et d’identifier des besoins en formation.
La fiche de poste est un outil de communication des collectivités territoriales qui centralise
- la mission et la raison du poste
- les activités du poste
- les livrables ou objectifs du poste de travail indépendamment du titulaire du poste
- les critères de performance et/ou les compétences.
La fiche de poste permet de faire le point sur les métiers présents dans la collectivité.
C’est un outil qui a une utilité organisationnelle, puisqu’il est à la base de l’ensemble des processus RH, mais également individuelle, puisqu’il permet aux managers et aux équipes de disposer d’un référentiel commun sur les missions et les activités.
Bien souvent, dans l’audit organisationnel collectivités territoriales, le constat est simple : la fiche de poste n’est qu’un copié collé de la fiche de poste par métier transmise par le centre de gestion ou trouvé sur internet.
Or une fiche de poste pour être un outil efficace doit être spécifique à chaque collectivité territoriale. C’est la fiche de poste qui permet de déterminer le rôle, les missions et les compétences pour un poste donné au sein d’une collectivité. Elle décrit un poste, et non la personne qui l’occupe.
La fiche de poste un outil pertinent dans le recrutement
La fiche de poste permet de gagner du temps dans la définition du profil recherché.
Le fiche de poste fait la synthèse
- des missions principales du poste
- les compétences nécessaires
- les résultats que doit obtenir le poste
- les critères de performance du poste
- les évolutions possibles
La fiche de poste un outil pertinent dans l’évaluation objective du titulaire
Pour être efficace et source de performance, l’évaluation des agents doit se baser sur un référentiel commun lors de l’entretien professionnel, clair et partagé. L’agent et sa hiérarchie ont un langage commun sur la performance attendue en termes de
- missions
- livrables
- compétences.
La fiche de poste un outil de développement des compétences
Pour que l’organisation RH de la collectivité territoriale soit dans une démarche de développement des compétences, il faut connaître les compétences nécessaires à chaque poste et d’évaluer les écarts entre ce que requiert le poste et les compétences de ou des agents qui l’occupe.
Une fois les écarts identifiés, il est plus facile de construire des axes de développement pour progresser et de planifier des actions de formation qui auront un bénéfice sur les résultats.
La fiche de poste est un outil de gestion de carrière et de GPEC
Les fiches de poste permettent de cartographier les différents métiers de la collectivité, de déterminer les possibilités d’évolution des agents dans le temps, d’anticiper les évolutions et de construire des passerelles entre les différents services.
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) permet d’anticiper les compétences dont la collectivité a besoin à terme, ou au contraire celles dont elle n’aura plus besoin.
Nous vous accompagnons à la mise en place de fiches de poste personnalisées et pertinentes pour votre collectivité (prise en compte de vos spécificités) et se remplissent avec les titulaires du poste au sein de votre collectivité car c’est déjà le moyen de les associer à la performance attendue du poste.
Les autres outils de communication territoriale
L’organigramme
S’il ne constitue pas une obligation légale, l’organigramme est un formidable outil pour faciliter la compréhension des rapports et liens existants au sein de la collectivité :
- La visualisation du fonctionnement organisationnel de la collectivité ou d’un service. L’organigramme este une cartographie utile à communiquer lors d’un recrutement.
-
- identifier le rôle de chacun dans la collectivité
- les relations transversales au sein de la collectivité
- les liens de subordination et de délégation entre chaque service
- Il met en exergue d’éventuels dysfonctionnement. L’organigramme est un outil d’analyse de l’organisation et des dysfonctionnements. En ce sens, il est outil d’optimisation de l’organisation par la redéfinition des tâches attribuées aux agents.
- Communiqué sur le site internet de la collectivité, l’organigramme constitue un outil de communication externe et permet aux parties prenantes de la collectivité de cerner le fonctionnement de la collectivité territoriale.
Pour être utile, l’organigramme doit constamment être suivi et mis à jour en temps réel lors d’une mobilité interne, d’un nouveau recrutement, d’un départ à la retraite etc.
Nous vous accompagnons à la mise en place d’un organigramme complet de votre organisation sur des outils simples et faciles à mettre à jour.
Le livret d’accueil
L’arrivée d’un nouvel agent au sein de la collectivité est un moment important. Le livret d’accueil est donc un des outils de communication des collectivités territoriales.
Le livret d’accueil est un réel outil d’intégration qui transmet au sujet de la collectivité tout un tas d’informations :
- l’histoire de la collectivité et sa culture ;
- l’organisation des services et les personnes référentes par service ;
- les règles de vie au sein de la collectivité
- les infos pratiques et les usages de la collectivités en matière de congés, la protection sociale, la formation, les repas etc…
- certains processus en vigueur au sein de la collectivité
Nous vous accompagnons à la mise en place d’un livret d’accueil personnalisé à votre collectivité territoriale.
Le règlement intérieur
Le règlement intérieur recense toutes les règles applicables au sein de la collectivité territoriale par l’ensemble des agents.
Le règlement intérieur est un outil de communication des collectivités territoriales pertinent pour un bon fonctionnement des services.
Le règlement intérieur fixe ainsi les règles notamment en matière de santé et de sécurité, de discipline, d’organisation du travail, d’absence, d’utilisation des locaux et des équipements, etc.
Les centres de gestion mettent à disposition des collectivités des modèles téléchargeables. Là aussi, il doit être adapté aux spécificités de chaque collectivité.
Pour rappel, la mise en œuvre d’un règlement intérieur doit être autorisée par une délibération de l’assemblée délibérante et après avis du Comité technique de la collectivité ou du Comité technique intercommunal.
La charte de fonctionnement du système d’informations
Dans une collectivité territoriale, il est important de fixer les règles applicables aux agents dans le cadre de leur poste.
La charte informatique est aussi un des outils de communication des collectivités territoriales. Il a pour objectif d’encadrer l’utilisation des outils informatiques.
Une charte informatique est un document qui permet à chaque collectivité de :
- fixer les droits et les devoirs des agents en matière d’utilisation des outils informatiques dans la collectivité, et notamment limiter leur usage abusif. Le document permet d’encadrer l’utilisation de la messagerie professionnelle, la navigation sur Internet ou le téléchargement de fichiers ;
- déterminer les sanctions applicables en cas de non-respect de la charte.
Chaque collectivité territoriale décide de ce qu’elle souhaite intégrer ou non dans le document.
La charte peut par exemple :
- lister les sites web interdits à la navigation depuis le poste de travail de l’agent ;
- limiter le nombre de pièces jointes ;
- limiter la taille des pièces jointes ;
- interdire le téléchargement de certains fichiers illégaux ;
- interdire la communication d’un code d’accès personnel à d’autres agents, etc.
Pour la collectivité territoriale, la rédaction d’une charte est une façon de :
- sécuriser les données récoltées, traitées et détenues par la collectivité ;
- informer les agents sur les règles en matière de traitement et de collecte des données, ainsi que sur l’existence d’outils de surveillance ;
- prévenir l’utilisation abusive d’outils professionnels.
Les procédures et notes de fonctionnement
L’écriture des procédures demande du temps et c’est souvent la raison pour laquelle, la tâche est reléguée toujours à demain… pourtant les procédures sont de puissants outils de communication des collectivités territoriales.
Jusqu’au jour où l’agent est en arrêt de travail longue durée et c’est toute la collectivité qui est en panique parce que personne n’a connaissance de ses procédures.
Voici 4 raisons pour comprendre que la rédaction des procédures, ce n’est pas pour demain mais pour aujourd’hui !
Les outils de communication des collectivités territoriales pour diminuer l’impact du départ ou de l’absence d’un agent
L’absence d’un agent est souvent vécue comme une perte d’informations ou le départ d’un agent comme une perte de savoir-faire et et d’expérience.
La formalisation des procédures est un excellent moyen de conserver toutes ces connaissances au sein de la collectivité et ainsi assurer la bonne continuité de l’activité. En cas d’absence de pouvoir confier telle tâche à un autre agent ; en cas de départ de faciliter la passation du poste et l’intégration du nouvel agent.
Le nouvel arrivant sera opérationnel plus rapidement et disposera d’une meilleure connaissance de la collectivité à l’aide des procédures de travail bien décrites.
Des outils de communication des collectivités territoriales pour clarifier les responsabilités et les tâches attachées à chaque poste
Les procédures permettent de formaliser “qui fait quoi, quand et comment”. Elles clarifient les responsabilités et les tâches des agents, que ce soit au sein leur équipe ou entre différents services de la collectivité territoriale.
Une procédure clairement décrite évite les conflits internes ou entre services.
Des outils de communication des collectivités territoriales pour assurer une qualité constante
L’écriture des procédures permet de définir une manière de faire commune et autorise ainsi une harmonisation des pratiques entre les personnes ou les différents services de la collectivité. Ceci assure une qualité constante dans la réalisation des tâches.
Des outils de communication des collectivités territoriales pour développer une intelligence collective et un langage commun
L’écriture des procédures n’est pas un exercice solitaire mais un exercice collectif en groupe de travail. L’écriture est donc un bon moyen d’optimiser les processus collectivement.
En décrivant ses procédures, la collectivité va pouvoir ainsi mieux comprendre son mode de fonctionnement et proposer des axes d’amélioration selon ses objectifs.
• Qui réalise cette tâche ?
• Comment cette tâche est-elle réalisée ?
• Pourquoi cette tâche est-elle importante ?
• Quand se déroule cette tâche ? Quelle est la récurrence ?
• Quels sont les agents concernés par cette procédure ?
Les procédures apportent de la valeur au travail des agents et comme un outil de flexibilité et de progrès.
Cabinet de conseil au service des collectivités territoriales
Accompagner la transformation forte des collectivités territoriales est un de nos objectifs depuis plusieurs années. Nous accompagnons la collectivité territoriale à mettre en adéquation une gestion des ressources humaines efficace :
- L’audit organisationnel
- Le pilotage rh comme moyen d’optimiser les coûts.
- Le management du changement (gestion de projets collectivité territoriale, mettre des entretiens professionnels mobilisateurs et utiles, gestion rh collectivités territoriales, animation d’un groupe de travail collectivité territoriale, conduite du changement suite à réorganisation, marketing territorial pour développer l’attractivité d’un territoire, performance des encadrants grâce à des formations, co-construction d’outils de communication des collectivités territoriales, animation de réunions collectivités territoriales…).
- L’ingénierie et plan de formation et ateliers d’entraînement des pratiques.
- La gestion de carrière des agents et bilans de positionnement.
Prenez contact avec nous, pour échanger sur vos problématiques.
Les supports de communication interne
Une question RH ? une demande d’audit organisationnel au sein de votre collectivité territoriale ?
Contactez-nous, nous sommes à votre écoute
et intervenons sur tout le territoire.
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