De l’utilité d’un audit organisationnel collectivité territoriale
Si la journée de démarrage d’un audit organisationnel est prioritairement sur site, l’ensemble de la mission peut aussi se faire en visio.
Les outils numériques sont donc à la portée de tous.
Par exemple WhatsApp ou Skype pour ceux qui n’utilisent pas d’ordinateur ou bien les systèmes de Visio comme teams, meet, zoom.
Les budgets sont contraints… et vous pensez en lisant cet article que vous n’avez pas le budget surtout si vous êtes une petite collectivité ?
Détrompez-vous, les budgets s’adaptent à votre contexte. Donc les petites équipes ont un budget qui s’adapte au contexte.
Ce qu’est un audit organisationnel
La collectivité territoriale, quelle que soit sa taille s’adapte constamment à de nouvelles situations. Quand la collectivité territoriale réfléchit à optimiser son organisation, la réalisation d’un audit organisationnel devient une démarche de progrès et de conduite du changement.
L’audit organisationnel consiste à examiner l’organisation d’une collectivité territoriale afin de déterminer ses forces et ses faiblesses. Il sert à la fois à l’ensemble des agents qui la composent et aux encadrants. Il sert également aux élus pour mieux comprendre comment la collectivité fonctionne, les améliorations possibles et les stratégies à mettre en place.
L’audit organisationnel collectivité territoriale permet de mettre en place un plan d’action.
L’audit organisationnel sert à mieux comprendre l’organisation actuelle et à mettre en place des améliorations.
Cela permet aux élus de disposer de préconisations pour mettre en place leur feuille de route et de réfléchir à de nouvelles façons de faire.
Un audit réussi c’est un audit qui est mené dans un court délai entre la partie analyse du terrain et démarrage du plan d’action.
Ce que n’est pas un audit organisationnel
Beaucoup d’audits organisationnels sont réalisés sans que les résultats ne soient pas utilisés par la collectivité territoriale.
Cela est souvent le cas lorsque l’audit organisationnel collectivité territoriale est mis en place sans communication préalable et sans les bénéfices que chaque agent pourra en retirer.
L’audit organisationnel n’est pas un contrôle du travail des agents, mais une occasion pour ces derniers d’exprimer leurs souhaits d’évolution et d’amélioration.
Si l’audit organisationnel collectivité territoriale n’est pas utilisé ou compris par les agents, il y a d’ailleurs de fortes chances que ce dernier ne rende pas les résultats escomptés.
Il doit aussi être bien planifié pour obtenir les résultats souhaités.
En revanche, il est intéressant de noter que les collectivités territoriales qui ont mené des audits organisationnels avec succès optimisent considérablement leurs fonctionnements et parfois avec des économies importantes au sein de certains postes avec un service amélioré aux usagers.
Quel est le déroulement d’un audit organisationnel ?
Un audit organisationnel collectivité territoriale s’effectue souvent à l’occasion de l’arrivée de nouvelles équipes municipales. A chaque élection, de nombreuses équipes municipales se renouvellent. C’est aussi souvent le cas, à l’occasion de souhait d’amélioration du fonctionnement des services ou de conduite du changement.
Au démarrage d’une nouvelle mandature, le nouveau maire souhaite souvent faire un état des lieux de son organisation. De cet audit découle la mise en œuvre d’un plan d’action.
Un audit organisationnel se déclenche également pour prendre la mesure d’une situation problématique dans une collectivité territoriale et de la résoudre. L’audit organisationnel collectivité territoriale a pour but d’identifier la ou les causes.
Un audit organisationnel collectivité territoriale nécessite généralement une étude approfondie de la structure même de la collectivité, ainsi que de ses procédures et pratiques.
Alors, la spécificité de l’audit organisationnel collectivité territoriale tient à ces 3 points :
Élus et personnel territorial : Les collectivités territoriales font travailler ensemble des élus et des agents territoriaux. Les élus sont des forces de proposition dans la conduite des politiques publiques tout au long d’une mandature.
La relation avec les habitants : Les collectivités locales répondent aux attentes d’une population et du tissu économique d’un territoire. Les entreprises et organisations sont au cœur des services au public.
Le calendrier : L’activité d’une collectivité territoriale s’inscrit dans la durée et des échéances électorales. Les élections confortent les actions menées précédemment ou au contraire permettre de réorienter les politiques menées.
Première sollicitation
Nous sommes sollicités le plus souvent soit par la Direction Générale des Services, la Direction ressources humaines ou le secrétariat général qui constate des dysfonctionnements voire des conflits importants au sein de ses services ou des agents.
Cas où aucun cahier des charges ne nous est envoyé
A partir des besoins exprimés, nous établissons un mail détaillé pour
- reformuler ce que nous avons compris de la situation
- poser un budget pour ce type de mission
- la méthode que nous proposons pour avancer.
Si accord nous proposons une réunion sur site (ou en visio) pour rencontrer les parties prenantes : élus et encadrement de la collectivité, service RH pour bien comprendre la problématique, cerner avec les parties prenantes des informations pertinentes et utiles dans la rédaction de notre intervention.
Le processus de préparation de l’audit organisationnel collectivité territoriale
- Préciser les objectifs de l’audit organisationnel collectivité territoriale
- Préciser les enjeux de l’audit organisation collectivité territoriale
- Déterminer les atouts et les contraintes
Le cadrage de l’audit par l’ensemble des parties est essentiel surtout lorsqu’il s’initie dans un contexte très conflictuel ou chaque partie veut influencer l’auditeur à pencher de son côté.
Comprendre le contexte
Écouter activement les différentes parties prenantes demandeuses de l’audit et cerner avec précision la demande. Qu’attendent-t-ils de nous ?
Dans cet exemple, ce sont des membres du conseil municipal qui nous contacté en nous sollicitant à venir comprendre la situation complexe dans laquelle la collectivité territoriale se trouvait en évoquant les difficultés qu’elle représente. D’une part, les membres formulent qu’il n’arrive pas à comprendre le pourquoi de la situation et pourquoi ça se passe comme cela au sein de la collectivité. D’autre part, assez vite à tenir pour responsable une personne, le maire jugé incapable d’exécuter un mandat.
Très vite, vous comprenez que la demande a une intention : celle de mettre en évidence l’incompétence du maire et pouvoir proposer au conseil de le remplacer.
Signer un contrat d’intervention
Nous vous proposons 48 heures après notre visite un contrat d’intervention pour décrire tout ce que nous allons faire et comment nous le ferons.
Le modèle d’intervention que nous proposons est le plus souvent :
- de rencontrer les agents individuellement pour recenser de façon exhaustive les postes et activités des agents et de faire remonter les ressentis du terrain (analyse terrain et entretiens avec les agents, les associations, l’environnement de la collectivité)
- de réunir dès le début de l’audit les élus de la collectivité pour réunir dès le départ l’implication de chacun, expliquer les objectifs de l’audit, recenser déjà les comportements des uns et des autres.
- clarifier le rôle de l’audit et de la confidentialité des échanges du terrain et le respect de chacun.
Personnaliser notre méthodologie et nos outils
A partir du contexte recensé, nous personnalisation nos documents et surtout notre questionnement.
Notre questionnaire est le fruit de notre expérience d’auditeur et de questionnement. Nous n’interrogerons rien, nous écoutons ce qui a besoin d’être valorisé ou qui permet d’entendre ce que les gens veulent nous dire.
- Qu’est ce qui se passe au niveau du fonctionnement des services ?
- Que ressentez-vous ?
- Depuis combien de temps la situation est-elle complexe ? insupportable ?
- Quand est-ce que cela a commencé ?
- Qu’est ce qui se détériore ?
- etc…
Notre questionnement s’appuie notamment sur les techniques de la TOB (théorie des organisations).
L’audit organisationnel collectivité territoriale un formidable outil de management. A ce titre, nous pensons très utile de prévoir avec vous la communication avec les agents. Le temps de restitution avec chaque agent lui permet de se sentir impliqué dans le plus de progrès qui suivra.
Ainsi nous vous proposons à l’occasion des entretiens d’utiliser un outil de diagnostic de comportement.
Le profil d’équipe et les profils par service permet aussi de visualiser une autre cartographie des individus qui composent les équipes. Non seulement, cela permet à chaque agent de recevoir son profil mais aussi c’est un réel outil de travail. L’outil est ludique, formidable outil dans la synergie d’équipes et dans la communication interpersonnelle.
L’analyse terrain
L’analyse terrain s’organise généralement en 3 parties :
- la réunion de démarrage éventuellement avec la création du comité de pilotage
- le travail sur document
- les entretiens
Dans l’analyse terrain, il convient de recenser toutes sortes d’informations (adaptées en fonction du contexte et de la demande).
Dans la phase d’analyse, il convient de mesurer et comprendre les raisons des dysfonctionnements.
Ces derniers sont de tout ordre : actes de non-qualité, tâches non productives ou redondantes, non-respect des procédures mais aussi fort absentéisme, RPS etc…
L’état des lieux
Une partie de l’état des lieux est un travail sur les documents demandés et qui nous sont fournis mais aussi à partir des entretiens et d’un questionnement robuste, fruit de notre expérience en matière d’audit. Nos questions n’ont qu’un objectif : écouter et valoriser ce qui peut l’être pour mettre chacun dans une situation d’implication positive.
- Identifier et évaluer les activités du service
- Faire l’état des lieux du service (points forts/points faibles, objectifs en cours etc…)
- Analyser les données qui permettent de préparer les entretiens individuels avec chaque agent du service
pour
- analyser l’organisation actuelle (rôle, responsabilités, missions de chaque agent)
- estimer la charge de travail de chacun
- comprendre qui fait quoi ? et comment ?
- écrire ou décrire les processus, le périmètre d’informations, l’enchaînement des tâches, les acteurs
- Apprécier le degré de digitalisation et la pertinence des outils mis en place
- rencontrer des parties prenantes de la collectivités (communauté de communes, associations, usagers, habitants etc…) afin de connaître les dysfonctionnements qu’ils peuvent ressentir
- déterminer des risques et des contrôles.
L’entretien individuel avec chaque agent
- Impliquer chaque membre de l’équipe dans la démarche de progrès
- Valider les informations recueillies précédemment auprès de chaque agent
- Analyser le poste et apprécier le potentiel d’adaptabilité et d’évolutivité de chaque membre (savoirs, savoirs faire, vouloir faire)
Il peut être organisé également des entretiens collectifs pour permettre un gain de temps.
Sur la base du volontariat, il peut être proposé aux agents absents un entretien à distance également.
La restitution
Pour nous la restitution fait partie intégrante de l’audit. Elle se déroule en 3 temps généralement :
- l’évaluation
- la préconisation
- l’accompagnement
L’évaluation de l’organisation
L’évaluation de l’organisation se fait par
- la restitution de l’inventaire d’image
- l’exploitation des différents documents et des outils utilisés par les agents
- une analyse approfondie des situations décrites au sein de la collectivité
qui débouche sur des préconisations concrètes et utiles.
Les préconisations
A partir de l’état des lieux et des dysfonctionnements observés, il s’agit de proposer des pistes d’amélioration afin d’optimiser l’organisation (meilleur service, baisse des coûts, amélioration de la qualité). Ces améliorations passent par l’évaluation des meilleures pratiques et l’identification des leviers d’action.
Elles prennent par exemple d’un meilleur partage des informations ou d’une revue des processus et des procédures. Mais aussi d’une modification plus vaste de l’organisation des services ou enfin de la réalisation d’une cartographie des risques.
La réussite d’une mission d’audit organisationnel implique la participation active des acteurs concernés.
Un audit organisation est un facilitateur de conduite du changement au sein de la collectivité territoriale. Un ensemble de mesures adéquates sont évoquées, d’autres appliquées et permettent ainsi d’entreprendre un programme de changement.
Le programme d’accompagnement
Le programme d’accompagnement consiste à proposer 3 types de tâches différentes et complémentaires :
La restitution de l’audit
La restitution passe par la présentation du projet de la synthèse de l’audit reprenant
-
- la description de l’organisation des services,
- l’identification des anomalies (contrôle, fiabilité, tâches inutiles).
- les éléments relevant de l’adéquation compétences techniques et psychologiques de chaque agent au regard du poste occupé.
- la formulation de recommandations.
Cette restitution se fait au cours d’une réunion avec vous et nous.
Il s’agit de valider avec vous le contenu du rapport avec sa diffusion.
La co-construction avec vous un support de restitution auprès des différentes parties prenantes impliquées dans l’audit
Les écrits restent et les paroles s’envolent. Le support écrit est aussi important que la réunion de restitution.
Le processus d’accompagnement au changement
Elaboration du plan d’action, du calendrier de mise en place et de suivi dans le temps.
Des questions ? téléchargez la boîte à outils collectivités territoriales et l’application mobile EasExpert RH sur le stores Apple store et google Play, vous trouverez des informations, des outils pratiques, des astuces en matière RH pour votre collectivité territoriale et SIVOM.
Au sein des collectivités territoriales, nous mettons également des ateliers de sensibilisation à la communication non violente ou CNV, communication interpersonnelle, communication écoresponsable et d’entraînement à l’accueil des usagers dans les services publics, gestion de projet collectivité territoriale.
