La clause DSN dans un contrat de travail
Les clauses contrat de travail permettent d’encadrer la relation contractuelle employeur-salarié. La clause DSN est obligatoire depuis la loi RGPD de 2016.
Les points essentiels à connaître sur la clause DSN ou données personnelles
- En application de la législation, l’employeur a l’obligation d’informer ses salariés quant aux traitements de ses données nominatives transmises dans la DSN (déclaration sociale nominative). D’une façon plus générale, l’employeur doit garantir la protection des données personnelles du salarié
La clause DSN ou données personnelles a pour but de garantir les données personnelles et nominatives détenues par son entreprise et qui concernent : l’identification du salarié, le suivi de sa carrière, la formation du salarié, les éléments des fiches de paie, la gestion des déclarations d’accident du travail, de trajet et de maladie.
- La clause DSN doit prévoir les éléments suivants :
- la finalité de la collecte et du traitement
- les droits du salarié (accès, rectification, limitation du traitement etc.)
- durée de conservation des données
- sécurisation et accès aux données
- confidentialité
En cas de sous-traitance de la paie, qui est responsable ?
Le cabinet qui assure la paie ou le cabinet d’expertise comptable est responsable du traitement des données puisqu’ils exploitent les données personnelles des salariés de ses clients.
A ce titre, le prestataire doit assurer à son client la confidentialité et la façon dont toutes les données à caractère personnelles qu’ils manipulent sont collectées, traitées, stockées et sécurisées.
Pour le cabinet qui fait le choix de disposer de ses données en interne, il doit garantir de la sécurité physique des serveurs, de la duplication des données, d’être équipé d’outils de sécurité (antiviru, anti-malware, pare-feu etc…) et de la formation de ses équipes.
Pour le cabinet qui fait le choix du SaaS, la sécurité des serveurs et applicatifs hébergés doit être assurée par le prestataire infogérant ou le CSP (cloud service provider).
Exemple d’une clause DSN
Article XX – Clause DSN
Par ailleurs, la déclaration sociale nominative permet à la Société de transmettre de façon dématérialisée, en une seule fois et en un point unique, vos données de rémunération que des données nécessaires à l’exercice de vos droits en matière de protection sociale (maladie, retraite, chômage…).
Le dispositif DSN permet de simplifier et de sécuriser la transmission des données qui vous concernent :
– les données individuelles utilisées pour le calcul de votre paie sont transmises chaque mois par une DSN mensuelle, le 5 ou le 15 du mois.
– les informations relatives aux événements (vos éventuels arrêts de travail ou fins de contrat de travail) sont transmises/signalées lorsqu’ils surviennent par un signalement d’événement.
IMMATRICULATION NÉCESSAIRE : Pour garantir la bonne transmission de ces éléments, il est nécessaire que votre Numéro de Sécurité Sociale et votre Etat Civil (nom, prénom, date et lieu de naissance) aient bien été enregistrés par votre caisse d’assurance maladie. Si les éléments ne sont pas corrects, nous vous en informerons par note et vous devrez sans tarder communiquer deux pièces d’Etat Civil à votre caisse d’assurance maladie pour lui permettre soit de s’assurer de votre bonne identification soit de vous immatriculer. A défaut, vos données et vos droits éventuels risquent d’être retardés.
FIN DE CONTRAT DE TRAVAIL : Dans le cadre des fins de contrats de travail, une attestation de fin de contrat de travail vous sera remise afin de vous informer des données relatives à cette fin de contrat de travail. Désormais grâce au dispositif DSN, il n’est plus nécessaire pour vous de rapporter ces informations à Pôle Emploi qui récupérera automatiquement les données vous concernant. Si toutefois vous souhaitez disposer du document détaillé recomposé par Pôle Emploi lors de la réception des données transmises, nous pourrons vous joindre une copie par mail.
DROIT D’ACCES A VOS DONNÉES ET DROIT DE RECTIFICATION Les traitements informatiques de la déclaration sociale nominative sont organisés pour préserver et garantir l’intégrité et la sécurité des données à caractère personnel déclarées par votre employeur. Conformément à la loi dite « informatique et libertés », Si la rectification porte sur une donnée relative à votre rémunération, à un arrêt de travail ou au motif de rupture du contrat de travail, vous pouvez nous faire une demande par courrier qui devra indiquer :
- votre numéro de sécurité sociale
- objet de votre requête
- la ou les durée(s) souhaitée(s)
- Copie d’une pièce d’identité.
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