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Droit du travail
Droit de la sécurité sociale
Définition • Frais exposés
– Pour les besoins de l’activité professionnelle
– Et dans l’intérêt de l’entreprise
• Obligation de remboursement
– À moins que le contrat prévoit un remboursement forfaitaire fixé à l’avance
– Et que la rémunération reste au moins égale au SMIC
• Ne sont pas des éléments de rémunération
– Ne sont pas pris en compte pour apprécier le respect du salaire minimum, le calcul des congés payés et les calculs des compléments maladie
• Charges de caractère spécial
– Inhérentes à la fonction ou à l’emploi
– Supportées au titre de l’accomplissement des missions du salarié
• Exonérés de charges sociales
– Sur présentation de justificatifs ou dans la limite des forfaits fixés par l’Urssaf
– À condition d’être utilisés conformément à leur objet

Jurisprudences

Droit du travail
Droit de la sécurité sociale
cotisations ordinales Cour de Cass du 30 mai 2018, les cotisations ordinales exigées pour l’ensemble des professionnels pas dans l’intérêt de l’entreprise ne sont pas des frais professionnels Cour de Cass. soc du 5 mars 1992, ce sont des frais professionnels remboursés en exonération de charges sociales
avantages en nature logement et repas Pour apprécier le respect du SMIC on prend en compte (à défaut d’accord collectif fixant des montants différents)
L’avantage en nature repas à hauteur du minimum garanti (3,57 €/repas)
– L’avantage en nature logement à hauteur de 0,60 €/mois
L’avantage en nature repas est fixée à 4,75 €/repas
L’avantage en nature logement est fixée en fonction de la rémunération du salarié et du nombre de pièces principales

Qu’entend t-on par “Trajet habituel domicile-lieu de travail” ?

Lieu de résidence
Obligation y compris en cas de résidence éloignée pour convenance personnelle (Cass. soc. 12 décembre 2012)

Résidence habituelle
Si le salarié a 2 résidences, l’une où il travaille en semaine et l’autre où vit sa famille (retour les WE et lors des congés)
la résidence habituelle est celle où il passe le plus de temps (résidence en semaine) (Cass. soc. 22 juin 2016) et donc pas de remboursement lieu de travail-résidence familiale

Régime social
Nature de frais professionnels exonérés de charges sociales y compris en cas de prise en charge intégrale des titres
d’abonnement sauf si résidence trop éloignée pour convenance personnelle.

Mi-temps chez 2 employeurs
Temps de travail < à mi-temps
Temps de travail > à mi-temps
Salariés à temps partiel
50 % pour chaque employeur
Prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport au ½ temps
50 % minimum
Transport collectif
Participation obligatoire depuis le 1er janvier 2009
et mention obligatoire sur les bulletins de paie
► Etendu à toute la France quelque soit le lieu en France où l’employeur exerce son activité.
► 50 % minimum du coût des abonnements (tous les abonnements, mais rien que les abonnements !)
► Exonération de charges sociales dans la limite des frais réellement engagés.
► Exonération fiscale dans la limite de 50 %. Le surplus constitue un revenu imposable.
► Salariés absents (congés payés/maladie) : l’employeur doit prendre en charge dès lors que le salarié est susceptible de lui fournir la preuve d’achat de son titre de transport.
Transport personnel
Participation facultative

► Quoi ? Frais de carburant ou d’alimentation électrique
► Comment ? Avoir les justificatifs des dépenses engagées
► Exonération de charges dans la limite de 200 €/an.
► Ne peut être cumulé avec la déduction forfaitaire pour frais professionnels et avec le remboursement d’indemnités kilométriques de l’administration fiscale.

 

DEPUIS LE 1ER JANVIER 2013 PLAFONNEMENT DU BAREME KILOMETRIQUE
Coté fiscal : la loi de finances plafonne à hauteur de 7 chevaux le barème kilométrique pris en compte pour les frais réels.
Côté social : l’indemnité kilométrique est exonérée de cotisations dans les barèmes applicables en matière fiscal.

SOYEZ VIGILANTS…
Le barème fiscal prévoit trois barèmes de remboursement des indemnités kilométriques en fonction du nombre de kilomètres faits annuellement : moins de 5000 kilomètres, entre 5000 et 20000 kilomètres et + de 20000 kilomètres…
Si vous remboursez les frais kilométriques toujours selon le barème le plus élevé, vous serez redressé par l’URSSAF et cela donne lieu des redressements significatifs et si vous déclarez aux frais réels aux impôts, il sera certainement fait un rattrapage d’impôt.
Par ailleurs, pas de remboursement sans avoir une copie de la carte grise. Là aussi c’est indispensable à obtenir immédiatement car si la voiture a été vendue, impossible de fournir le justificatif à l’URSSAF.

La jurisprudence ces dernières années sur les remboursements de frais kilométriques


– Dans un arrêt du 23 avril 2014, la cour d’appel de Rennes a sanctionné une pratique des URSSAF consistant à considérer que le barème fiscal ne pourrait être utilisé qu’à la condition que les salariés utilisent, pour leurs déplacements professionnels, un véhicule dont ils sont propriétaires.
La notion de véhicule personnel confirmé par la cour d’appel : il s’agit du « véhicule détenu et habituellement utilisé par le salarié pour ses activités d’ordre privé sans qu’il en soit nécessairement (co)propriétaire ».
– dans un arrêt du 23 septembre 2009, “il y est clairement précisé que l’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel, Faute d’un accord d’entreprise fixant le montant de l’indemnité, l’employeur qui fixe dans le contrat de travail une indemnité inférieure au barème fiscal n’est pas valide”.
– dans un autre arrêt du 29 septembre 2009, la Cour de Cassation valide qu’un employeur est fondé à exiger du salarié par note de service la fourniture des justificatifs dans un certain délai, au-delà duquel toute demande de remboursement sera rejetée.

 

Les repas

Le salarié nourri gratuitement par l’entreprise bénéficie d’un avantage en nature soumis à charges sociales. Il n’y a pas d’avantage en nature si les repas sont fournis du fait des obligations professionnelles du salarié.

Pour qu’un repas d’affaires ne devienne pas un avantage en nature…
Il doit répondre à trois critères précis :
• une dépense à caractère exceptionnel,
• des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
• des dépenses dûment justifiées par la production d’une facture qui mentionne la date du repas, l’identité des participants et le montant de la dépense (non abusif).

Le véhicule

Peut-on attribuer une catégorie de véhicules différents à deux salariés occupant la même fonction ?

Oui selon un récent arrêt de la cour de cassation du 27 mars 2013 car occuper la même fonction ne suppose pas une situation identique. Si l’employeur doit respecter le principe de l’égalité salariale, elle ne s’applique qu’à la rémunération du salarié. Ainsi, il admet que l’entreprise puisse accorder à un commercial une voiture d’une catégorie supérieure qu’à un autre commercial si cette différence provient d’une caractéristique différente telle qu’une expérience plus importante ou d’un secteur plus grand etc..

Sauf en cas de déplacement professionnel,  vous n’avez pas d’obligation à procéder à des remboursements Si vous mettez en place des titres restaurants, un salarié peut refuser d’en bénéficier sans qu’il puisse prétendre au remboursement de ses frais de repas par l’employeur en lieu et place de ces titres. Les titres-restaurant peuvent permettre d’acheter des fruits, légumes, produits
laitiers et à décongeler.
Le salarié nourri gratuitement par l’entreprise bénéficie d’un avantage en nature soumis à charges sociales. Il n’y a pas d’avantage en nature si les repas sont fournis du fait des obligations
professionnelles du salarié.

exemples de jurisprudence :

« L’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel », précise la chambre sociale de la Cour de cassation dans un arrêt du 23 septembre 2009.

Dans un autre arrêt, daté du 29 septembre 2009, la Cour de Cass. décide que l’employeur est fondé à exiger du salarié par note de service la fourniture des justificatifs dans un certain délai,
au-delà duquel toute demande de remboursement sera rejetée.

Les titres de transport pris en charge sont les suivants :

– abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité et abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ou toute autre entreprise de transport public de personnes,

– cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises privées de transport adhérentes de l’organisation professionnelle des transports d’Ile-de-France (OPTILE) ou toute autre entreprise de transport public de personnes,

– abonnements à un service public de location de vélos.

Le salarié peut demander la prise en charge du titre de transport lui permettant d’effectuer le trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail dans le temps le plus court.