Le Principal de copropriété



La présente définition de fonction précise les tâches et responsabilités de LE PRINCIPAL DE COPROPRIETE

1) LE POSTE

Gestionnaire d’un portefeuille d’immeubles en copropriété au sein du département copropriété.

2) LA POSITION HIERARCHIQUE

Le principal de copropriété est rattaché hiérarchiquement au Directeur Général.
Fonctionnellement il conduit le travail d’une assistante, éventuellement d’un collaborateur junior et travaille en relation étroite avec les services comptables, travaux, contentieux et assurances du Cabinet.

3) LA FONCTION

1. Effectuer la gestion courante des parties communes des immeubles avec des visites sur place :
Gérer les relations avec les gardiens (recrutement éventuel), les conseils syndicaux et les copropriétaires,
Mettre en place, suivre et renégocier les contrats d’entretiens des immeubles,
Assurer son rôle de conseil et d’arbitre dans les relations entre les copropriétaires et les fournisseurs
Effectuer la gestion courante

2. Administrer le portefeuille d’immeubles :
Préparer le contenu des convocations des Assemblées Générales notamment en effectuant un rendez vous préalable avec le conseil syndical plusieurs semaines à l’avance (selon un planning à remettre régulièrement à sa direction en réunion, préparer les appels d’offres et les devis).
Tenir les assemblées générales et les conseils syndicaux
Rédiger pour chaque immeuble le reporting d’activité périodique et l’envoyer au Conseil syndical
Traiter les courriers, les fax et les e-mails dans les délais indiqués par la direction.
Suivre, en relation avec le comptable en charge du dossier, les comptes des immeubles : appels de fonds, validation des comptes, élaboration et suivi des budgets annuels ainsi que des budgets travaux et ce préalablement aux ordres de services, informer la comptabilité des éventuelles modifications dans le planning des travaux …
Suivre les dossiers confiés au contentieux
Rédiger les déclarations de sinistre et les suivre.

3. Mettre en œuvre les décisions d’assemblée générale en matière de travaux
Si besoin, élaborer les appels d’offres et analyser les devis
Passer les ordres de service, après avoir élaborer le compte travaux, en s’assurant des conditions propres à l’immeuble et à la résolution d’AG.
Déclencher les travaux et les suivre directement ou planifier une intervention du service travaux
Mettre en place les assurances nécessaires (dommages ouvrages notamment)

4. Suivre les évolutions législatives et faire respecter les procédures en vigueur.

5. Gérer la relation avec les autres services de l’entreprise : travaux, contentieux, assurances et conduire le travail de son assistante.

D’une façon générale, prendre en charge toutes missions qui lui seraient confiées par la Direction et promouvoir l’image de l’entreprise auprès de ses interlocuteurs : copropriétaires, conseils syndicaux, gardiens d’immeubles, fournisseurs.

4) LES OBJECTIFS

– Objectif n ° 1 : Acquérir la connaissance de son portefeuille d’immeubles qu’il lui a été confié. Cela passe par une première visite obligatoire de prise de connaissance dans tous les immeubles dans les 6 mois suivant son arrivée.

– Objectif n° 2 : Rendre compte à sa hiérarchie de son activité une fois par quinzaine et
o mettre en place son planning de visites régulières prévues au contrat de syndic de chaque immeuble d’ici la fin de l’année.
o mettre en place au travers de l’outil informatique les indicateurs de suivi de ses dossiers.
o participer aux réunions bimensuelles des gestionnaires.

– Objectif n° 3 : Respecter les procédures en vigueur au sein du Cabinet notamment en ce qui concerne :
o les saisies d’informations et des données de facturation (à tenir à jour de façon quotidienne)
o L’établissement des reportings.

Cette liste n’est ni limitative, ni exhaustive. D’autres tâches pourront être confiées par le Directeur Général au Gestionnaire de copropriété dans l’intérêt du développement harmonieux de la Société.