Assistant(e) du Directeur de copropriété



La présente définition de fonction précise les tâches et responsabilités de L’ASSISTANTE DU DIRECTEUR DE COPROPRIETE

1) LE POSTE

Assistante du Directeur de Copropriété.

2) LA POSITION HIÉRARCHIQUE

L’assistante du Directeur de copropriété est rattachée hiérarchiquement au Directeur de Copropriété.

3) LA FONCTION

1. Assurer les travaux informatiques : participer à la saisie de l’information dans le logiciel de l’entreprise pour tous les gestionnaires : renseignements des échéanciers et saisie des résolutions d’AG.
Former les assistantes du service.
Contrôler les alertes et de la validité de l’information.
Assurer la gestion électronique des documents

2. Filtrer les appels du Directeur et prendre en charge les demandes des copropriétaires notamment concernant les immeubles gérés en direct par le Directeur

3. Dispatcher les courriers et e-mails aux gestionnaires et assistantes après contrôle du Directeur

4. Rédiger et/ou dactylographier les documents administratifs transmis par le directeur: PV d’Assemblées, convocations, compte-rendu de réunions, courriers aux copropriétaires, appels d’offres, projets etc…

4) LES OBJECTIFS N et N+1

  • Objectif n ° 1 : acquérir la connaissance des dossiers gérés par sa hiérarchie et des procédures du Cabinet et se former au système informatique ; prendre en charge dès le début de l’année N+1, une partie du contrôle des E-mails du Service
  • Objectif n° 2 : participer activement à la saisie des historiques et des informations en informatique pour le portefeuille d’immeubles :
    o devenir la référente du service et former les assistantes et intérimaires si besoin est
    o mettre en place des documents-types
    o suivre la saisie des informations dans le logiciel tant en ce qui concerne les évènements du dossier que concernant la facturation, relancer au besoin
  • Objectif n° 3 : développer la communication entre les différentes composantes du service copropriété : travaux, contentieux, assurances :
    o mettre en place d’ici la fin octobre le planning de suivi des visites régulières (centralisation des données auprès des gestionnaires et du service travaux)
    o suivre le planning des visites effectuées par le service travaux
    o participer aux réunions bimensuelles de gestionnaires

Cette liste n’est ni limitative, ni exhaustive. D’autres tâches pourront être confiées par le Directeur de Copropriété ou la Direction Générale à l’Assistante dans l’intérêt du développement harmonieux de la Société.