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D’une façon générale, il convient d’abord de préciser que les salaires sont plus élevés en copropriété qu’en gérance. Le travail y étant réputé plus difficile.

La rémunération va s’affiner selon plusieurs critères : l’âge, l’expérience, la formation initiale, le nombre et la nature des volumes gérés. Ces critères sont à mettre en regard de l’organisation en place au sein du cabinet.

Pour donner une tendance, on peut dire que :

EN COPROPRIETE :

Le gestionnaire gère environ 40 à 45 immeubles pour 1 800 à 2 000 lots, ou 30 à 35 immeubles pour 2000 à 2200 lots. Il est épaulé d’une assistante et d’un comptable qui à lui seul peut tenir un portefeuille de 1 000 lots ou plus s’il est lui-même assisté d’un aide-comptable.

EN GERANCE :

Le gestionnaire gère environ 1 000 lots avec une assistante et 600 à 700 lots seul, aidé d’un comptable.
Un gestionnaire, sans assistante et sans comptable, peut gérer 200 à 230 lots.
Ces chiffres sont à modérer selon que le portefeuille est réputé en bon état ou en souffrance. Un gestionnaire aura beaucoup plus de travail si le portefeuille était vacant avant son arrivée.

Elle se décompose en deux grands pôles qui sont la copropriété et la gérance. Les deux secteurs sont organisés de la même façon. Ces métiers se pratiquent chez des administrateurs de biens indépendants ou dans des groupes immobiliers. En revanche pour la gestion immobilière dans le secteur social, les postes et organisation sont différents et le cadre aussi puisque la notion de propriétaire n’existe pas.

LA COPROPRIETE :

Le gestionnaire (syndic), son assistante et leur comptable sont responsables de la gestion d’un ensemble d’immeubles en copropriété (entre 40 et 50 immeubles pour des confirmés). Ils doivent gérer les parties communes des immeubles, espaces verts, gardiens ou employés d’immeubles, garantir de la maîtrise des charges et entretenir, valoriser le patrimoine de leurs clients (les copropriétaires).
Le Gestionnaire passe 50% de son temps au bureau et le reste sur les immeubles. Il anime les conseils syndicaux et assemblées générales, participe aux réunions de chantier et suit les travaux votés en assemblée générale, rencontre les prestataires et fournisseurs sur place pour contrôler la bonne application de leur contrat de prestation…IL EST LA POUR APPLIQUER LES DECISIONS PRISES EN A.G, CONSEILLER LES COPROS ET VALORISER LE PATRIMOINE.

L’assistante a un rôle déterminant dans le binôme car elle est seule à rester au bureau, à recevoir les demandes des copropriétaires, à gérer les urgences et demandes de dépannage. C’est le maillon indispensable entre le gestionnaire, les copropriétaires, les fournisseurs et tous les interlocuteurs. Elle prépare les AG (convocations et résolutions), gère les sinistres, le courrier courant, les mises à jour des carnets d’entretien et répond à la plupart des demandes journalières des clients, avocats, notaires…
Le comptable garantie la justesse des comptes de l’immeuble en contrôlant les factures, gérant la trésorerie, appelant les fonds et en fin d’exercice en arrêtant les comptes. Il gère les clients débiteurs, les ventes de lots et répond à toutes les questions d’ordres comptables émanant des clients. Il prépare l’ensemble des pièces et annexes comptables nécessaires aux assemblées générales et anime les vérifications de comptes avec les conseils syndicaux.

LA GERANCE :</h2

Le gestionnaire, son assistante et leur comptable sont responsables de la gestion des appartements (lots isolés ou immeubles entiers) des propriétaires qui leur donnent mandat. Il doit gérer la vie du bail, la vie du locataire et faire en sorte que le lot ne perde pas de sa valeur en veillant à l’entretenir correctement.
Le Gestionnaire assure tout le relationnel avec le propriétaire, il est garant de l’application du mandat. Il doit trouver le bon locataire, garantir le reversement des loyers au propriétaire, s’assurer des prix des locations, entretenir l’appartement, faire le lien avec le syndic, représenter le propriétaire aux assemblées générales et régler tous les différents juridiques (impayés, litige bail, non respect du bail…).

L’assistante, plus en rapport avec le locataire, gère le quotidien, les pannes et autres tracas, s’occupe des congés donnés par le locataire, remet les biens en location, traite le courrier courant. Elle gère les sinistres, récupère les attestations d’assurances et de contrat d’entretien des chaudières…
Le comptable doit facturer les loyers, encaisser les paiements et reverser aux propriétaires ce qui leur revient, suivre les impayés et payer les factures pour le compte des propriétaires. Il gère également les régularisations de charges et prépare les éléments pour l’élaboration des déclarations de revenus fonciers des propriétaires. Il est en contact avec les propriétaires et les locataires.

Ces fonctions existent aussi dans l’immobilier d’entreprise mais le rapport client est différent puisqu’il s’agit de professionnels, les lois et obligations régissant les baux ne sont pas les mêmes et les montants concernés sont plus élevés. Il y a aussi une notion de reporting plus présente et l’aspect chiffres et plus présent.

La présente définition de fonction précise les tâches et responsabilités de LE PRINCIPAL DE COPROPRIETE

1) LE POSTE

Gestionnaire d’un portefeuille d’immeubles en copropriété au sein du département copropriété.

2) LA POSITION HIERARCHIQUE

Le principal de copropriété est rattaché hiérarchiquement au Directeur Général.
Fonctionnellement il conduit le travail d’une assistante, éventuellement d’un collaborateur junior et travaille en relation étroite avec les services comptables, travaux, contentieux et assurances du Cabinet.

3) LA FONCTION

1. Effectuer la gestion courante des parties communes des immeubles avec des visites sur place :
Gérer les relations avec les gardiens (recrutement éventuel), les conseils syndicaux et les copropriétaires,
Mettre en place, suivre et renégocier les contrats d’entretiens des immeubles,
Assurer son rôle de conseil et d’arbitre dans les relations entre les copropriétaires et les fournisseurs
Effectuer la gestion courante

2. Administrer le portefeuille d’immeubles :
Préparer le contenu des convocations des Assemblées Générales notamment en effectuant un rendez vous préalable avec le conseil syndical plusieurs semaines à l’avance (selon un planning à remettre régulièrement à sa direction en réunion, préparer les appels d’offres et les devis).
Tenir les assemblées générales et les conseils syndicaux
Rédiger pour chaque immeuble le reporting d’activité périodique et l’envoyer au Conseil syndical
Traiter les courriers, les fax et les e-mails dans les délais indiqués par la direction.
Suivre, en relation avec le comptable en charge du dossier, les comptes des immeubles : appels de fonds, validation des comptes, élaboration et suivi des budgets annuels ainsi que des budgets travaux et ce préalablement aux ordres de services, informer la comptabilité des éventuelles modifications dans le planning des travaux …
Suivre les dossiers confiés au contentieux
Rédiger les déclarations de sinistre et les suivre.

3. Mettre en œuvre les décisions d’assemblée générale en matière de travaux
Si besoin, élaborer les appels d’offres et analyser les devis
Passer les ordres de service, après avoir élaborer le compte travaux, en s’assurant des conditions propres à l’immeuble et à la résolution d’AG.
Déclencher les travaux et les suivre directement ou planifier une intervention du service travaux
Mettre en place les assurances nécessaires (dommages ouvrages notamment)

4. Suivre les évolutions législatives et faire respecter les procédures en vigueur.

5. Gérer la relation avec les autres services de l’entreprise : travaux, contentieux, assurances et conduire le travail de son assistante.

D’une façon générale, prendre en charge toutes missions qui lui seraient confiées par la Direction et promouvoir l’image de l’entreprise auprès de ses interlocuteurs : copropriétaires, conseils syndicaux, gardiens d’immeubles, fournisseurs.

4) LES OBJECTIFS

– Objectif n ° 1 : Acquérir la connaissance de son portefeuille d’immeubles qu’il lui a été confié. Cela passe par une première visite obligatoire de prise de connaissance dans tous les immeubles dans les 6 mois suivant son arrivée.

– Objectif n° 2 : Rendre compte à sa hiérarchie de son activité une fois par quinzaine et
o mettre en place son planning de visites régulières prévues au contrat de syndic de chaque immeuble d’ici la fin de l’année.
o mettre en place au travers de l’outil informatique les indicateurs de suivi de ses dossiers.
o participer aux réunions bimensuelles des gestionnaires.

– Objectif n° 3 : Respecter les procédures en vigueur au sein du Cabinet notamment en ce qui concerne :
o les saisies d’informations et des données de facturation (à tenir à jour de façon quotidienne)
o L’établissement des reportings.

Cette liste n’est ni limitative, ni exhaustive. D’autres tâches pourront être confiées par le Directeur Général au Gestionnaire de copropriété dans l’intérêt du développement harmonieux de la Société.

La présente définition de fonction précise les tâches et responsabilités de L’ASSISTANTE DU DIRECTEUR DE COPROPRIETE

1) LE POSTE

Assistante du Directeur de Copropriété.

2) LA POSITION HIÉRARCHIQUE

L’assistante du Directeur de copropriété est rattachée hiérarchiquement au Directeur de Copropriété.

3) LA FONCTION

1. Assurer les travaux informatiques : participer à la saisie de l’information dans le logiciel de l’entreprise pour tous les gestionnaires : renseignements des échéanciers et saisie des résolutions d’AG.
Former les assistantes du service.
Contrôler les alertes et de la validité de l’information.
Assurer la gestion électronique des documents

2. Filtrer les appels du Directeur et prendre en charge les demandes des copropriétaires notamment concernant les immeubles gérés en direct par le Directeur

3. Dispatcher les courriers et e-mails aux gestionnaires et assistantes après contrôle du Directeur

4. Rédiger et/ou dactylographier les documents administratifs transmis par le directeur: PV d’Assemblées, convocations, compte-rendu de réunions, courriers aux copropriétaires, appels d’offres, projets etc…

4) LES OBJECTIFS N et N+1

  • Objectif n ° 1 : acquérir la connaissance des dossiers gérés par sa hiérarchie et des procédures du Cabinet et se former au système informatique ; prendre en charge dès le début de l’année N+1, une partie du contrôle des E-mails du Service
  • Objectif n° 2 : participer activement à la saisie des historiques et des informations en informatique pour le portefeuille d’immeubles :
    o devenir la référente du service et former les assistantes et intérimaires si besoin est
    o mettre en place des documents-types
    o suivre la saisie des informations dans le logiciel tant en ce qui concerne les évènements du dossier que concernant la facturation, relancer au besoin
  • Objectif n° 3 : développer la communication entre les différentes composantes du service copropriété : travaux, contentieux, assurances :
    o mettre en place d’ici la fin octobre le planning de suivi des visites régulières (centralisation des données auprès des gestionnaires et du service travaux)
    o suivre le planning des visites effectuées par le service travaux
    o participer aux réunions bimensuelles de gestionnaires

Cette liste n’est ni limitative, ni exhaustive. D’autres tâches pourront être confiées par le Directeur de Copropriété ou la Direction Générale à l’Assistante dans l’intérêt du développement harmonieux de la Société.